Il tuo computer è quasi come il tuo secondo cervello. È l’unico posto che contiene tutti i tuoi file, cartelle e documenti di lavoro importanti. Come organizzare i tuoi pensieri è importante, organizzare i dati che risiedono sul tuo computer può avere un grande impatto sulla tua produttività ed efficienza.
Sebbene ogni professione abbia un diverso flusso di lavoro, qui sono elencati alcuni suggerimenti per l’organizzazione e l’archiviazione che possono aiutare qualsiasi utente di computer a fare molta strada per avere i file e i dati più importanti a portata di mano.
Vantaggi di avere una struttura di file o cartelle organizzata correttamente sul tuo computer:
- Sebbene la barra di ricerca di Windows possa fare miracoli per trovare e localizzare i file, non può sempre restituire i risultati desiderati. Quindi organizzare i dati in base alla convenienza può farti trovare i tuoi file manualmente senza problemi.
- Seguire una struttura di cartelle specifica non richiede di ricordare i nomi di ogni file salvato sul computer. Basta individuare la cartella specificata e troverai il file desiderato.
- I file ben classificati in cartelle possono essere ottimi promemoria; troverai i documenti o le cartelle più utili nel momento in cui non sai della loro esistenza sul tuo computer. Eviterà la necessità di usare un software di recupero dati che vengano persi.
Suggerimenti per organizzare file di lavoro sul tuo computer:
- Utilizzare unità specifiche per uso personale e professionale:
Nella nuova era molti lavoratori autonomi utilizzano lo stesso computer sia personale che di lavoro. Può diventare davvero caotico quando i file personali e i file di lavoro vengono mescolati. Se ne pagherà il prezzo quando i file di lavoro vengono gestiti in modo errato gestendoli come file personali.
- Usare una gerarchia specifica basandosi sul flusso di lavoro
Molti di noi lavorano su più progetti e hanno vari tipi di file che possono essere classificati in una miriade di modi. Sarebbe molto saggio classificare a monte i file in base alla fonte delle informazioni se si collabora con diversi colleghi. Questi file ricevuti da ciascuno dei collaboratori possono quindi essere separati in base al tipo di progetto o al riferimento.
- Usa un modo cronologico di nominare i file
Quando abbiamo fretta di solito finiamo per dare un nome ai file che si traducono in nomi duplicati. Invece di nominare un file con suffisso casuale come il numero es: Rapporto di lavoro 2, utilizzare la data es: Rapporto di lavoro 22-giu-2020. Questo ti aiuterà a riconoscere la versione più recente del file o il file desiderato. Questo ti aiuterà anche a trovare facilmente foto o file di una durata specificata e ad essere un ottimo modo per archiviare i file utilizzando la data.
- Evitare di salvare i file nelle cartelle di default
Quando segui il flusso e inizi a salvare i file nelle cartelle standard come Documenti, Immagini, Musica ecc. Finisci per salvare file importanti insieme a molti file spazzatura. Questo non solo lo rende più disorganizzato, ma rimane anche la cartella principale C:\ drive. “C:\” drive di solito contiene file di sistema e qualsiasi problema al drive può causare perdita di dati. Dovrai usare Remo software recupero file per recuperare i file persi, e alcuni problemi sono troppo complicati anche per uno strumento di recupero file.
- Usa File explorer e percorso del file per accedere direttamente alle cartelle
Come anticipato nel secondo suggerimento, dobbiamo utilizzare la gerarchia corretta. Quando si utilizza la gerarchia corretta in base alle sottocartelle e alla cronologia, è possibile incollare direttamente il percorso di salvataggio copiato per accedere direttamente alla cartella. Ciò ridurrà anche i clic e il tempo necessario per raggiungere la posizione di una cartella. È possibile utilizzare un file di blocco note per salvare tutti i principali percorsi di archiviazione a cui si accede normalmente sul computer.
- File profondamente nascosto? Usa le scorciatoie
Quando hai molti file profondamente inseriti nella tua struttura di file definita a cui accedi regolarmente, copiare il percorso e salvarli in un file può essere troppo maldestro. Piuttosto puoi usare le scorciatoie per accedere direttamente alla posizione della cartella. È possibile trovare l’opzione per creare un collegamento come mostrato di seguito. I collegamenti possono essere molto efficaci e si noti che l’eliminazione di un collegamento non cancella il file.
- Usa uno pseudo cestino o la cartella Cestino
L’unica differenza tra una cartella Cestino e una cartella pseudo cestino è che si esegue il lo scarto manuale del file nello pseudo cestino. Considerando che un file termina nel Cestino predefinito solo quando viene eliminato. Lo pseudo cestino può essere un ottimo posto per salvare i file di cui vuoi liberarti ma che non sei ancora sicuro. È possibile prescrivere un’eliminazione mensile per eliminare definitivamente i file indesiderati che sono diventati obsoleti.
Conclusioni
L’organizzazione dei file può non solo migliorare la produttività e la disciplina, ma anche migliorare l’equilibrio mentale. Molti specialisti hanno approvato gli effetti terapeutici del comportamento organizzativo nella vita professionale quotidiana che possono ridurre direttamente il livello di stress. Segui i suggerimenti sopra menzionati.
A cura di John Harris, specialista del recupero dati che risolve i misteri delle catastrofi. Altamente appassionato nel fornire soluzioni per aiutare gli utenti comuni a risolvere i problemi nei computer Windows e Mac. Ama leggere fiction e giocare a scacchi.
