Alcuni suggerimenti per riuscire ad implementare efficacemente un ERP

Disporre di un sistema ERP valido e rispondente alle esigenze aziendali è determinante per qualsiasi realtà, sia essa una start-up o una piccola e media impresa (PMI).

A prescindere dal cliente, l’implementazione di un sistema ERP è una scelta strategica importante e molto spesso fondamentale per gestire con successo il business dell’azienda.

La scelta di dotarsi di un nuovo sistema informativo aziendale (ERP) richiede la valutazione di due aspetti indivisibili l’uno dall’altro:

  • la soluzione tecnologica;
  • il partner che la realizza o propone.

Per implementare un ERP che risponda alle aspettative del cliente e sia funzionale, si dovrà costiuire un team di lavoro congiunto (società di consulenza + responsabili dell’azienda cliente coinvolti nella gestione) con l’applicazione di una precisa metodologia di lavoro, per far sì che il progetto sia portato a termine nei tempi, rimanendo nei costi prefissati e centrando gli obiettivi chiave.

L’implementazione del sistema gestionale si svolge tipicamente nelle seguenti 6 fasi.

  1. Software Selection: l’analisi, precisa e approfondita, della soluzione informatica più idonea a soddisfare i requisiti aziendali richiesti.
  2. Partner Selection: nell’implementazione di un progetto di successo, la scelta del partner incide almeno per il 50%, perchè la migliore soluzione ERP, ammesso che ne esista una valida per tutti i progetti, non porta da alcuna parte senza un partner adeguato, competente e che sia in grado di interpretare e soddisfare le esigenze del cliente. Perciò è fondamentale individuare il giusto interlocutore per valutare lo spirito con cui approccia alla richiesta del cliente e accertare che la sua azione sia in sintonia con il pensiero dell’azienda cliente.
  3. Analisi iniziale: l’analisi dei principali processi aziendali, dei punti critici e dei margini di miglioramento di ogni processo aziendale deve spingersi oltre una semplice offerta; tale fase può richiedere da 2 a 10 giornate di lavoro, in base alla complessità del progetto, alla struttura della realtà cui si vorrà applicarlo e alle necessità del cliente. Inoltre è importante pianificare tutte le varie fasi implementative che dovranno essere effettuate per fare in modo che gli obiettivi progettuali siano raggiunti nei tempi prefissati e ad un costo che rientri nelle previsioni.
  4. Implementazione e deployment: prima di sviluppare e rilasciare il software è necessaria la definizione dei parametri del pacchetto ERP, per poterne modificare il comportamento secondo i requisiti aziendali; tali parametri sono:
  • parametri globali (valuta, unità misura, calendario);
  • struttura aziendale (nomi unità organizzative, codici);
  • reporting (selezione della reportistica standard preconfigurata nel pacchetto);
  • autorizzazioni (profili utente e privilegi di accesso).

5. Go Live: collaudo del nuovo ERP appena creato. Si tratta del momento in cui si inizia a prendere coscienza della bontà del lavoro svolto nelle 4 fasi precedenti. In questa fase si realizza anche la formazione del personale e si prende nota degli accorgimenti che inevitabilmente, vista la complessità dell’implementazione, possono essere sfuggiti in fase di analisi, così da implementarli. L’esperienza di Dynamics Consult quantifica in 2-3 settimane il tempo medio di sviluppo della maggior parte dei progetti ERP.

  1. Post Go Live o Supporto: tutto potrebbe sembrare finito con il Go Live, ma non è così! È proprio in questa fase che capirete l’importanza di aver fatto la scelta giusta e che potrete valutare se il partner cui vi siete affidati è quello giusto. Infatti alcune aziende si orientano verso una determinata tecnologia ERP per il solo fatto di fidarsi di un partner e poi la soluzione implementata non risponde pienamente alle aspettative, oppure la tecnologia è quella giusta ma il partner non ne ha la completa padronanza che serve per applicarla al meglio. La durata di questa fase non è quantificabile e il time to market, se così si può definire, dipende anche dall’urgenza che si ha di realizzare il sistema; può infatti accadere che si forzino i tempi immettendo nel workflow aziendale un prodotto non sufficientemente rodato o del quale ci si accontenta. E questo non rappresenta la soluzione ottimale.

Analisi dei requisiti di processo

Una volta individuata la soluzione ERP migliore occorre effettuare un’analisi per valutare l’aderenza del software gestionale sviluppato ai processi dell’azienda. In questa fase non bisogna sottovalutare:

  • Coinvolgimento totale delle varie business unit dell’azienda: l’implementazione di un ERP non è un’attività che riguarda solo alcune aree aziendali, bensì la globalità dell’azienda;
  • Resistenza al cambiamento: spesso gli utenti finali del progetto (key user o operativi) non hanno intenzione di apprendere nuove modalità di lavoro o di imparare l’utilizzo un nuovo strumento; per questo diventa importante la presenza di un forte sponsor di progetto (la proprietà o la direzione) per incentivare tutti i soggetti coinvolti affinché si adoperino al meglio per il successo dell’implementazione;
  • Evitare le false aspettative: gli obiettivi del progetto e i benefici che ne conseguiranno devono essere fattibili e tangibili.

Microsoft Dynamics NAV è l’ERP ideale

Dynamics-NAV-Logo

La soluzione proposta da Microsoft è, per modularità, versatilità e scalabilità, l’ideale per implementare un ERP capace di soddisfare le molteplici e diversificate esigenze di un vasto spettro di realtà aziendali e di adattarsi al cambiamento imposto dall’evoluzione di business e di mercato cui oggi le realtà produttive sono costantemente sottoposte.

Microsoft Dynamics Sure Step è la metodologia proposta da Microsoft per fornire una completa suite di strumenti a supporto della gestione progettuale e delle best pratictes, capace di aiutare il team nelle fasi di rilascio, migrazione, parametrizzazione e aggiornamento del gestionale Microsoft Dynamics NAV.

Dynamics Consult è il partner ideale per:

  • implementare con successo un ERP basato su Microsoft Dynamics NAV
  • stare sempre al passo con le esigenze del cliente, offrendo consulenza, manutenzione e costanti aggiornamenti.

DinamicsConsut