Nell’immaginario collettivo, il contratto è ancora spesso associato alla carta, alla firma autografa, a una stretta di mano davanti a un tavolo. Eppure, la realtà quotidiana delle imprese racconta tutt’altro: accordi commerciali, contratti di lavoro, collaborazioni e forniture nascono e si concludono sempre più spesso in digitale, in pochi clic e da qualsiasi luogo.
La trasformazione digitale ha reso i processi più rapidi ed efficienti, ma ha anche sollevato una domanda cruciale: un contratto digitale ha davvero lo stesso valore legale di uno cartaceo? La risposta è sì, ma a precise condizioni. Ed è proprio qui che molte organizzazioni rischiano di sottovalutare un aspetto fondamentale.
Cosa rende valido un contratto digitale
Dal punto di vista giuridico, un contratto in formato digitale è pienamente valido se consente di soddisfare tre requisiti essenziali:
- Il primo è l’identificazione certa delle parti firmatarie. Questo avviene attraverso strumenti riconosciuti dalla normativa, come la firma digitale o la firma elettronica qualificata, che permettono di associare in modo inequivocabile il documento a una persona fisica o giuridica.
- Il secondo requisito è l’integrità del documento: deve essere possibile dimostrare che il contenuto del contratto non è stato modificato dopo la sottoscrizione. Un contratto alterabile perde immediatamente la sua affidabilità e, di conseguenza, il suo valore probatorio.
- Il terzo elemento, spesso meno visibile ma decisivo, è la conservazione nel tempo. Un contratto deve rimanere accessibile, leggibile, autentico e integro anche a distanza di molti anni, indipendentemente dall’evoluzione tecnologica.
È su questo ultimo punto che si gioca una parte centrale della reale tutela legale dei contratti digitali.
Conservazione digitale: non è solo archiviazione
Salvare un file su un computer, su un server o in un cloud non equivale a conservarlo a norma. La conservazione digitale è un processo strutturato e regolamentato, pensato per preservare nel tempo il valore legale dei documenti informatici. Questo processo prevede, tra le altre cose, l’applicazione di metadati, firme e marcature temporali, che attestano l’autenticità del documento e certificano il momento esatto della sua creazione o sottoscrizione. Inoltre, richiede l’utilizzo di sistemi e soggetti conformi alle normative vigenti, come il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e il Regolamento europeo eIDAS. La conservazione a norma garantisce che il documento resti immodificabile, reperibile e leggibile nel tempo, anche a fronte di cambiamenti tecnologici, aggiornamenti di software o obsolescenza dei formati.
Il valore probatorio nel tempo: un esempio concreto
Immaginiamo di dover recuperare, tra dieci anni, un contratto di collaborazione firmato oggi. Oppure di dover dimostrare in sede giudiziale che un accordo è stato sottoscritto da entrambe le parti in una data precisa. Senza un processo di conservazione digitale conforme, quel contratto potrebbe non essere considerato attendibile o, nei casi peggiori, perdere completamente il suo valore probatorio. Al contrario, un documento correttamente conservato rappresenta una tutela legale solida, in grado di dimostrare esistenza, integrità e autenticità nel tempo.
Un investimento strategico, non un adempimento
In un contesto in cui la digitalizzazione dei processi aziendali è ormai irreversibile, la conservazione a norma dei contratti non dovrebbe essere vista come un mero obbligo tecnico o normativo. È, piuttosto, un investimento strategico.
Significa ridurre i rischi legali e operativi, semplificare la gestione documentale, migliorare la compliance e aumentare l’efficienza interna. Significa anche compiere un passo concreto verso l’eliminazione della carta, con benefici tangibili in termini di sostenibilità, accessibilità e continuità operativa.
Il contratto digitale, oggi, non è solo una questione di velocità. È una questione di fiducia, sicurezza e valore nel tempo. E garantirne la validità legale è una responsabilità che nessuna organizzazione può permettersi di trascurare.
A cura di Andrea Gallo – Senior Solutions Engineer di Archiva Group
