I titolari e i dipendenti di imprese o attività – operanti anche in realtà di piccole o medie dimensioni – nel corso delle proprie attività quotidiane incorrono in spese aziendali di varia entità. Per affrontarle è importante scegliere il metodo di pagamento più adeguato tra carte di credito aziendali o prepagate business, tenendo conto di alcuni fattori primari in fase di valutazione, a cominciare dalla frequenza delle spese e dalla loro natura. Calcolare quante volte alla settimana potrebbe presentarsi la necessità di effettuare pagamenti e tenere presente il tipo di rapporto che intercorre tra i vertici dell’impresa e i suoi collaboratori sono due passaggi molto importanti per prendere una decisione, che vanno di pari passo con la sicurezza e la trasparenza di ciascuna operazione.
Inoltre, per completare il quadro generale, andrebbero considerate singolarmente le differenze che intercorrono tra l’una e l’altra tipologia di pagamento. La carta di credito aziendale, per cominciare, potrebbe complicare le operazioni di gestione in termini di monitoraggio delle spese, impossibile da tenere sotto controllo prima del rendiconto che la banca fornisce mensilmente. Soprattutto per questo motivo, legato al livello di fiducia che intercorre tra capi e collaboratori, la carta di credito viene solitamente affidata a figure aziendali aventi un certo livello di responsabilità, rimanendo fuori dalla portata dei dipendenti. Questi ultimi, quindi, in presenza di spese da affrontare saranno costretti ad anticipare il pagamento richiedendo un rimborso a fine mese, oppure a relazionarsi con l’amministrazione per il completamento delle transazioni, rallentando, così, l’intero procedimento operativo.
I fattori appena accennati, però, vanno ad annullarsi in presenza di carte prepagate business, utili a snellire la gestione dei pagamenti aziendali grazie alla loro flessibilità e facilità di controllo. L’importo e i movimenti delle carte prepagate, infatti, possono essere monitorati e tenuti sotto controllo in tempo reale da responsabili aziendali e membri dell’amministrazione, dando la possibilità ai dipendenti di provvedere autonomamente ai pagamenti di prodotti o servizi di routine, ma anche alle spese impreviste che potrebbero presentarsi.
Limiti di spesa: con le prepagate business sono più flessibili
Un altro punto importante, soprattutto quando si parla di carte di credito o prepagate in ambito aziendale, riguarda i limiti di spesa. Ogni carta di credito ha un determinato plafond ed è quindi soggetta a tetti di spesa mensili fissi che è impossibile superare: nei casi in cui si debbano affrontare spese ingenti – come ad esempio in concomitanza con trasferte fuori sede o con l’organizzazione di eventi aziendali dal budget elevato, oppure con una massiccia campagna online di Advertising (che si tratti di Google AdWords o Facebook Ads) – è impossibile servirsene in tempi brevi e in totale libertà di movimento.
Anche in questo caso le prepagate business si prestano, con immediatezza e senza necessità di verifiche da parte della banca alla quale sono associate, ad essere utilizzate con maggiore flessibilità, essendo ricaricabili in ogni momento con somme di denaro variabili e anche molto alte, a seconda della necessità momentanea dell’azienda legata all’attività in corso.
Carte di credito e prepagate business: i tempi di emissione
Anche i tempi di emissione costituiscono una nota dolente nel percorso di ottenimento di carte di credito aziendali: esse, infatti, sono associate ad un itinerario burocratico non immediato (di circa 8-10 giorni lavorativi) per essere richieste, rilasciate ed utilizzate, con tanto di verifiche sia dello stato finanziario dell’azienda che dei dati di tutti coloro che ne entreranno in possesso. Le carte prepagate aziendali, invece, vengono rilasciate in tempi molto più brevi (in 1-2 giorni lavorativi) ed è possibile fare domanda anche online per ottenerle in tempi ancora più brevi.
