Le aziende devono considerare ogni aspetto della strategia di workplace: cultura, tecnologia e luoghi di lavoro

Strategie di workplace: occorre un maggior coinvolgimento dei dipendenti
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L’Intelligent Workplace Report 2020 di NTT, Shaping Employee Experiences for a World Transformed, sottolinea come la pandemia abbia portato a privilegiare il benessere dei dipendenti nelle priorità aziendali. Circa quattro quinti (79,3% a livello globale – 72,3% in Europa) delle organizzazioni concorda che il lavoro da remoto durante la pandemia sia stata una difficoltà effettiva per i dipendenti. Le problematiche di connettività e legate agli ambienti lavorativi domestici, come la larghezza di banda, il senso di isolamento e la mancanza di uno spazio dedicato per lavorare, hanno contribuito a esasperare la situazione. Le aziende devono considerare ogni aspetto della strategia di workplace, che include cultura, tecnologia e luoghi di lavoro, per ottimizzare l’esperienza dei dipendenti.

Dal report, che vede coinvolti 1.350 partecipanti di 19 mercati, è emerso che l’86,6% (79,7% in Europa) ritiene che le esigenze dei dipendenti saranno al centro della progettazione degli spazi lavorativi di nuova concezione. I risultati mostrano che tre quarti (75,0%; 67,9% in Europa) delle organizzazioni concordano sul fatto che i dipendenti preferirebbero avere la possibilità di scegliere e la flessibilità per decidere di lavorare in ufficio quando è sicuro farlo, mentre l’88,9% (85,4% in Europa) conviene che i momenti per i meeting faccia a faccia siano essenziali per creare un senso di squadra, così come lo sono gli incontri con i clienti.

I continui adattamenti alle sfide per effetto del COVID-19 impongono alle organizzazioni di sviluppare una strategia più robusta da offrire alla propria forza lavoro distribuita. Mentre l’88,9% (83,9% in Europa) delle aziende riconosce il valore dell’esperienza del dipendente come un differenziatore strategico cruciale, solo il 38,3% (34,9% in Europa) è molto soddisfatto delle proprie capacità attuali.

A oggi, meno di un terzo di tutte le organizzazioni (30,7%; 28,5% in Europa) ha cambiato le proprie policy IT per aiutare i dipendenti a lavorare all’interno di nuovi modelli operativi e meno della metà (43,3%; 41,8% in Europa) ha implementato nuovi strumenti di comunicazione e per la produttività. In molti casi, i dipendenti sono liberi di poter usare i dispositivi e le applicazioni personali contribuendo ad aumentare significativamente il rischio di vulnerabilità per la sicurezza. Infatti, il 46,4% (37,9% in Europa) ha potenziato le proprie capacità di sicurezza IT per proteggere l’azienda e i dipendenti.

Marilyn Chaplin, Chief Human Resources Officer di NTT, ha commentato: “Il dipendente connesso – il benessere e l’esperienza del dipendente – deve essere il fulcro delle strategie future di workplace. Aiutare le persone a rimanere connesse e a mantenere i propri dati al sicuro è fondamentale per prendersi cura della forza lavoro e mantenere la produttività e l’efficienza. Tuttavia, questo deve essere supportato da una strategia di trasformazione digitale a lungo termine, con l’implementazione di nuove tecnologie, policy e, naturalmente, corsi di formazione affinché i dipendenti prendano dimestichezza con le nuove piattaforme.”

Istituire oggi nuove strategie di workplace per gli uffici del futuro

Sulla base dei dati del report, quasi la metà (43,8%; 40,3% in Europa) delle aziende sta già rivedendo la progettazione generale degli uffici cercando di rispondere alle nuove necessità lavorative dei dipendenti.

Complessivamente, gli intervistati sono decisamente concentrati sulla riorganizzazione degli uffici, con più di un terzo (34,4%; ) degli executive C-Level che afferma di voler ridurre lo spazio, ma con quasi un quarto (24,0%) che prevede di aumentarlo. In virtù di ciò, la maggior parte concorda che gli spazi fisici sono destinati a un uso più definito e flessibile per offrire un ambiente più collaborativo che consente:

  • Connessione della forza lavoro distribuita: quasi la metà (45,0%; 38,2% in Europa) prevederà spazi di video conferenza e video collaborazione per avvicinare i lavoratori remoto e quelli presenti negli uffici.
  • Facilitare la creatività e la collaborazione: circa un terzo (31,2%; 25,4% in Europa) implementerà spazi dedicati alla creatività e alla condivisione delle idee
  • Promuovere i modelli di Activity-Based Working: più di un quarto (27,4%; 26,2% in Europa) ridurrà gli spazi individuali per le scrivanie, con il 29,9% che incrementerà gli ambienti dedicati alle riunioni.

I Sistemi Intelligenti miglioreranno le performance dei dipendenti

Oggi abbiamo accesso a una vasta gamma di piattaforme e applicazioni digitali ma l’adozione rapida di queste nuove tecnologie non sempre viene supportata da una formazione adeguata. Per motivare i dipendenti a utilizzare la nuova tecnologia è importante esporre in modo chiaro i benefici che ne derivano a livello individuale, specialmente se si lavora in remoto.

Solo il 41,6% delle organizzazioni, di tutto il mondo, ha accesso ad analytics di workplace per comprendere e valutare i punti deboli introdotti dal lavoro a distanza. Esaminando le applicazioni e le funzionalità utilizzate dalle persone attraverso questi analytics, le aziende possono imparare come stabilire le priorità, adattare e valutare l’impatto della formazione per influenzarne positivamente l’adozione, l’uso e la produttività, contribuendo così a una migliore esperienza del dipendente.

Le organizzazioni devono gettare adesso le basi per l’esperienza futura dei dipendenti

L’adattamento alla pandemia di questi ultimi mesi ha portato più della metà (55,3%) degli executive C-Level globali a credere fortemente che sia giunto il momento di creare il workplace del futuro.

Alex Bennett, Vice President of Intelligent Workplace di NTT Ltd. concorda sul fatto che le aziende devono agire subito, aggiungendo che: “Le modalità con cui le aziende affrontano le sfide imposte dal COVID-19 e ridefiniscono la propria strategia di workplace consentirà di porre le basi per il futuro di un’intera generazione di lavoratori. Le organizzazioni devono reagire con agilità e determinazione. Stiamo vedendo realtà guidare il cambiamento in tempo reale rispetto ai mesi se non agli anni che occorrevano in passato. In tal senso, quelle che si erano mostrate già all’avanguardia in termini di esperienza dei dipendenti – prendendo decisioni audaci, basate sui dati e guidate da aspetti di valorizzazione del capitale umano – sono ora in vantaggio nel creare una cultura adeguata al nuovo panorama. Fare empowering delle persone e aiutarle a raggiungere una maggiore soddisfazione nel proprio lavoro sta già creando valore per queste aziende.”