Le tecnologie digitali hanno fornito flessibilità e mobilità, permettendo di rivoluzionare i modi, i tempi e persino i luoghi di lavoro. Se un tempo si parlava di ufficio, ovvero di un posto di lavoro stabile e predefinito, oggi questo si è fatto sempre più virtuale, slegato dai confini fisici in cui viene esercitato. Questo tipo di evoluzione ha effetto su ogni processo di lavoro, rendendolo via via sempre meno fisico e più digitale. Alla gestione cartacea dei documenti, laboriosa e impegnativa in termini di tempo, si è di fatto sostituito un digital workflow, ovvero una gestione digitale del flusso di lavoro, che prevede un’elaborazione elettronica di quanto prima viaggiava su carta, con vantaggi significativi in termini di efficacia, efficienza e sicurezza.
Il primo passo verso questa evoluzione è rappresentato dall’acquisizione digitale del documento, ovvero il passaggio da un supporto cartaceo a un file, che può essere gestito, elaborato e distribuito con tutti i benefici garantiti dal digitale: immediatezza, velocità, collaborazione.
Questo processo viene generalmente eseguito con l’utilizzo di scanner, strumento tanto più importante quanto elevata è la quantità dei documenti da digitalizzare. In un ufficio, il passaggio da un archivio cartaceo a un database digitale mostra in modo immediato i suoi vantaggi, anche in termini di gestione degli spazi. Ma, come indicato in precedenza, ormai una buona parte delle attività lavorative si svolgono al di fuori, pensiamo ad esempio agli spazi di co-working o agli home office.
Come smartphone e tablet, e prima ancora i laptop, hanno di fatto soppiantato i PC desktop in ambito aziendale, anche i processi di acquisizione documentale sono diventati più mobili, slegati dagli strumenti tradizionalmente usati per eseguirli. Spinti dalla trasformazione e dalle richieste di un mercato che sempre più necessita di caratteristiche quali mobilità e agilità, anche i produttori di dispositivi hanno fatto evolvere la loro offerta, per restare competitivi e al passo coi tempi.
Questo si è concretizzato in una serie di applicazioni per smartphone e tablet, con cui poter accedere in mobilità a ogni tipo di documento acquisito, con vantaggi immediati ed evidenti per tutta la forza lavoro che opera sul campo.
Ci sono però settori in cui il documento cartaceo ha ancora un ruolo rilevante, come quello della logistica ad esempio, in cui le merci arrivano spesso ancora accompagnate da documentazione fisica – le storiche bolle di accompagnamento che devono essere acquisite e processate in spazi che non sono quelli classici di un ufficio – pensiamo a un magazzino o a un centro logistico.
Quale potrebbe essere il vantaggio di uno spedizioniere in grado di acquisire la documentazione di trasporto nel momento stesso in cui la merce viene ricevuta, oppure avviata alla spedizione? Ci sono scanner portatili o dalle dimensioni davvero contenute, che permettono di effettuare questa operazione sul campo, con vantaggi significativi in termini di tempo e di gestione. L’acquisizione intelligente dei documenti, effettuata senza necessità di un collegamento fisico a un computer, permette di abbinare ai file generati informazioni utili per la loro archiviazione e successiva elaborazione. E la connettività dei dispositivi consente di inviare questi stessi dati, in tempo reale, a team remoti che possono occuparsi di una elaborazione successiva o, in modo ancor più efficace, di prendere in carico i documenti digitali generati nello stesso momento in cui i beni corrispondenti vengono trattati fisicamente.
Un caso concreto di adozione di questo approccio è rappresentato da Susa Trasporti, operatore logistico presente su tutto il territorio italiano con una media di 5 milioni di spedizioni ogni anno, che ha creato e implementato un processo di dematerializzazione massiva dei documenti di trasporto presso le filiali di partenza. Grazie agli scanner Fujitsu e alla piattaforma di document management Arxivar, questi documenti sono resi immediatamente disponibili al destinatario, e inseriti in un workflow che diventa del tutto digitale, quindi più rapido e sicuro. La possibilità di una gestione centralizzata, poi, rende i processi tracciabili oltre che maggiormente efficaci, con vantaggi che si riverberano anche sul lato economico.
A cura di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU Italia
