Spazi progettati per le esigenze dei dipendenti, gestione dei costi, pianificazione dello smart working

4 strategie di crescita basate sugli uffici flessibili
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Ogni crisi serba in sé delle opportunità, chi pone attenzione anche a questo aspetto positivo in un momento negativo può trovare anche in situazioni difficili nuove spinte per crescere. Perciò, come azienda che promuove lo smart working, il lavoro agile e il rapporto che esiste tra queste modalità organizzative e gli uffici flessibili da diversi anni, riteniamo che questo momento storico possa rappresentare un’occasione di trasformazione, digitalizzazione e innovazione per le aziende. E, quindi, di crescita.

Che lo smart working faccia bene era noto già prima della pandemia. Le organizzazioni che adottano questa modalità lavorativa e consentono ai dipendenti di lavorare con flessibilità sulla base del raggiungimento degli obiettivi, registrano un incremento della produttività stimata del 15% (Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano). Ma perché uno strumento sia veramente utile ed efficace, è importante conoscerlo.

Conosci lo smart working?

Lo smart working non è un tipo di contratto, ma un accordo preso tra le parti che si “aggiunge” al contratto: resta quindi valido il principio di subordinazione, ma vengono meno – almeno in parte – i vincoli di luogo.

Inoltre, lo smart working è un sistema che si basa su responsabilità e merito e che include il lavoro da remoto, ma sarebbe un errore far coincidere il remote working con lo smart working, che è molto di più. Sappiamo però che i mesi in cui milioni di italiani hanno passato a lavorare da casa possono contribuire allo sviluppo di una mentalità e una cultura aziendale nuove, quindi crediamo che questo smart working “forzato” sia utile per apprezzare una modalità di lavoro che aiuta a ripensare l’organizzazione aziendale e ad adottare modelli di business agili e flessibili, orientati al benessere e alla produttività delle persone, in grado di adattarsi a cambiamenti repentini e, soprattutto, capaci di valorizzare le persone e i talenti, favorendo engagement, learning agility e performance. Modelli la cui realizzazione può essere facilitata dall’utilizzo di uffici serviti e flessibili.

Per accompagnarti nel capire come il lavoro agile e gli uffici flessibili possono essere tuoi alleati in questo momento, abbiamo creato la guida “Smart Working: ripensare l’ufficio per crescere oggi”, un eBook gratuito scaricabile a questo link.

Spazio di lavoro: il nuovo ruolo dell’ambiente

Si stima che durante il lockdown siano stati 8 milioni gli italiani che hanno lavorato da casa. Tra loro, però, solo qualche centinaio di migliaia di persone potrà continuare a farlo nel tempo passata la fase dell’emergenza, mentre per tutti gli altri tornare nei luoghi di lavoro è fondamentale. Probabilmente l’ufficio come l’abbiamo conosciuto non esisterà più, ma non scomparirà. Secondo il Work Trend Index che Microsoft ha rilasciato lo scorso luglio, l’82% dei dirigenti si aspetta norme più propense al lavoro agile. E dall’Italia, dove la percentuale sale a 89%, è emerso un altro dato interessante: il 72% di manager e dipendenti ha espresso il desiderio di continuare a lavorare da casa almeno part-time. Lavorare sempre da casa, del resto, ha mostrato i suoi limiti: le persone si sentono meno connesse ai colleghi e spesso postazioni e strumentazione tecnologica non sono adeguati. Ma mixare il lavoro da ufficio e da casa (o da altro luogo) è il futuro.

L’ufficio non può sparire, ma dovrà essere ancora più funzionale all’attività che lì viene svolta e dovrà essere pensato per facilitare la work-rotation.

Oltre i costi: l’ufficio come risorsa per la crescita

L’ufficio dev’essere visto come una leva di crescita di un’azienda, non come un costo accessorio. Oggi è richiesto un ripensamento degli spazi funzionale allo sviluppo di una nuova modalità lavorativa, ad una riduzione dei costi e adattabile ai cambiamenti repentini. In altre parole, è importante uno spazio di lavoro flessibile.

L’imprevedibilità di questa pandemia e l’incertezza tuttora esistente ci costringono a cercare vincoli meno duraturi e a concentrare le risorse interne sulle attività core. Questo permette risparmio di tempo e soldi e un miglioramento significativo delle prestazioni. Gli uffici “serviti” e gli spazi di coworking – permettono di svincolarsi da molte attività che sono incluse nel canone mensile di affitto, potendo restare concentrati sul proprio business.

Sicurezza: un diritto e un dovere

Lavorare da remoto ha dimostrato anche ai più scettici non solo che sia possibile farlo, ma che si può fare anche con ottimi risultati, purché si abbia a disposizione la giusta strumentazione. Le nostre case, però, non sono adatte a diventare uffici a lungo termine. È importante tornare in un luogo dedicato al lavoro e che ci si possa tornare in totale sicurezza. I manager devono dare tranquillità ai lavoratori, sia in termini di salute fisica che mentale, garantendo distanziamento e pulizia, ma anche work-rotation e diritto alla disconnessione quando si lavora da casa. E soprattutto, promuovendo un rapporto empatico.

Cura (reciproca) delle persone

Non è mai stato così chiaro come oggi che gli uffici non sono solo luoghi di lavoro dove si svolgono alcune attività, ma sono comunità dove si sviluppano collaborazioni, si creano sinergie e dove nascono idee. La situazione drammatica che stiamo vivendo ci spinge anche a un ripensamento del welfare a partire dalle modalità e dagli spazi di lavoro messi a disposizione dei dipendenti. La nuova cultura aziendale mette al centro le persone e ha come valore l’ergonomia, intesa come la ricerca di soluzioni per stabilire il migliore equilibrio tra il sistema uomo-macchina-ambiente di lavoro e le caratteristiche fisiologiche delle persone.

In conclusione, abbiamo visto come lo smart working possa essere un’opportunità per ripensare i modelli di lavoro e le politiche di benefit verso i dipendenti. Come vada di pari passo con una evoluzione delle logiche di utilizzo dell’ufficio, andando incontro innanzitutto alle esigenze delle persone e rispondendo a esigenze di maggiore flessibilità. Lo smart working, in quest’ottica, è uno strumento di crescita individuale e aziendale e di raggiungimento di equilibrio tra autonomia del lavoratore e orientamento al risultato.

A cura dell’Ufficio Studi di Copernico