Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: il nuovo regolamento europeo EIDAS – Electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market – impone alcuni cambiamenti, che sono inclusi nel decreto legislativo del 13 novembre 2014. Le pubbliche amministrazioni, tra i destinatari di tale normativa, hanno 18 mesi di tempo per recepirla e adeguare i propri sistemi informatici.
Cosa dicono, in sintesi, le nuove regole?
– Il documento, come “rappresentazione informatica di dati giuridicamente rilevanti“, può esistere giuridicamente solo se è adeguatamente “staticizzato, gestito e conservato in sistemi idonei”.
– Il documento diventa immodificabile se forma e contenuto non sono alterabili nella conservazione e nell’accesso. Deve inoltre essere garantita la staticità durante la stessa conservazione, che deve avvenire in un apposito sistema di gestione informatica dei documenti. La sua tenuta può essere delegata a terze persone.
– I processi di acquisizione automatica di estratti e copie di documenti “originariamente analogici o nativamente informatici” dovranno assicurare che le copie siano identiche alla fonte, per mezzo di una certificazione di processo.
– Il trasferimento dei documenti nell’archivio digitale deve avvenire generando un pacchetto di versamento nei modi e nelle forme previste dal manuale di conservazione (come spiegato all’art. 8 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013).
– Per le PA, l’art. 12 prevede che il responsabile o coordinatore della gestione documentale predispongano il piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti, d’accordo con il responsabile della sicurezza e il responsabile del sistema di conservazione. Queste disposizioni rientrano negli articoli 50-bis e 51 del Codice dell’amministrazione digitale e dalle relative linee guida emanate dall’Agenzia per l’Italia digitale. Le pubbliche amministrazioni, inoltre, devono formare gli originali dei propri documenti con gli strumenti informatici appositi, indicati nelle istruzioni date dagli articoli 5-bis, 40-bis e 65 del CAD.
– Fascicoli informatici, registri e repertori informatici vanno trasferiti anch’essi nel sistema di archiviazione.
Emerge quindi la necessità di trovare la via digitale alla conservazione dei documenti, per migliorare l’efficienza della burocrazia e garantirne la trasparenza.
