Vito Intini, Managing Director Italy di ELO Digital Office evidenza i trend del settore e spiega come mai la suite ELM risponde alle esigenze delle aziende

Processi aziendali efficienti grazie a ELO E-mail Lifecycle Management

Nonostante la proliferazione di soluzioni di comunicazione aziendale, le e-mail rimangono lo strumento maggiormente utilizzato dalle imprese italiane e non solo. Risulta pertanto chiaro che la gestione efficiente di tutto quello che riguarda le e-mail sia di fondamentale importanza per avere comunicazioni performanti sotto tutti i punti di vista. Ne abbiamo parlato con Vito Intini, Managing Director Italy di ELO Digital Office.

ELO ELM Suite è la soluzione proposta da ELO Digital Office per una gestione centralizzata delle e-mail a 360°. Quali sono le sue peculiarità che vantaggi porta all’interno della vostra ELO ECM Suite?

ELO offre tutte le funzionalità necessarie per gestire l’intero ciclo di vita delle e-mail (E-Mail Lifecycle Management, ELM), indipendentemente dal fatto che si tratti di semplice archiviazione della posta elettronica o di gestione completa dei relativi processi. Dalla creazione fino alla loro eliminazione, tutte le e-mail vengono elaborate, archiviate e gestite. Inoltre, la gestione centralizzata delle e-mail all’interno della ELO ECM Suite riduce i costi d’impresa e risparmia risorse. Una ricerca rapida garantisce un netto risparmio di tempo prezioso, perché per ritrovare le e-mail basta un clic. Così facendo tenete traccia in modo semplice dei contenuti rilevanti per l’intero processo. Non solo: i nessi tra i processi e le norme di legge vengono costantemente rispettati mantenendo i processi aziendali sicuri e trasparenti

Come ELO ELM Suite garantisce alle aziende di essere sempre compliance alle normative come il GDPR?

Le e-mail sono documenti aziendali e, in quanto tali, la loro gestione è soggetta a determinate norme di legge. Al traffico delle e-mail si applica una serie di requisiti di legge nazionali e internazionali, primo fra tutti il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione Europea (GDPR). Tali norme hanno origine da esigenze e aspirazioni diverse e sono molto complesse. Tutte, però, hanno un aspetto in comune: richiedono che le e-mail vengano archiviate allo stato originale, cioè senza essere modificate, e all’occorrenza possano essere rintracciate. Con la funzionalità standard delle soluzioni ELO ECM questi requisiti di legge vengono soddisfatti con certezza.

ELO ECM Suite garantisce non solo un’archiviazione conforme alla legge, ma anche che le e-mail vengano elaborate in base al processo aziendale attinente. Ci spieghi meglio…

Le e-mail trasportano informazioni preziose, necessarie per i processi aziendali e che devono essere disponibili anche per altre applicazioni specifiche (ERP, CRM, ecc.). Oltre alla pura archiviazione, quindi, è molto importante che le e-mail possano essere abbinate ai relativi processi aziendali. Per gestire l’intero ciclo di vita delle e-mail, per prima cosa è importante classificare tutte quelle che arrivano, selezionando dal loro contenuto le informazioni importanti per ulteriori elaborazioni. Ciò è reso possibile dal modulo ELO DocXtractor. Con un procedimento intelligente di autoapprendimento, esso rileva e classifica i contenuti dei documenti, sollevando l’utente da gran parte del lavoro. Inoltre, ELO DocXtractor inizia automaticamente il workflow di elaborazione necessario.

Intini_ELOA chi si rivolge ELO ELM Suite?

La Suite è ideale per le aziende che vogliono efficientare il proprio sistema di posta elettronica. A livello internazionale e italiano migliaia di clienti in tutti i settori la stanno già utilizzando: dal mondo bancario e assicurativo, passando per l’automotive e l’industria, così come il settore immobiliare e dell’edilizia, studi commercialisti, avvocati, pmi e microimprese. 

Quali sono le funzioni più apprezzate della vostra suite?

 Archiviazione priva di ridondanze grazie alla deduplicazione. L’archivio ELO collabora con tutte le tecnologie di deduplicazione hardware e software più comuni, compresa quella presente in modo predefinito in Windows Server dalla versione 2012 R2.

 Lavorare in mobilità sempre: online e offline Con le app e il client per notebook, ELO offre la possibilità di richiamare le e-mail archiviate anche offline. Un grande vantaggio quando si devono consultare vecchie e-mail, ma non si dispone di un collegamento online.

Integrazione dei file PST senza soluzione di continuità I file PST già presenti possono essere integrati senza problemi nel nuovo processo di archiviazione. Questo è importante se si vuole passare all’archiviazione elettronica e trasferire i vecchi dati dai file PST a un sistema di archiviazione più sicuro. Un altro vantaggio è la minore durata degli aggiornamenti e dei tempi di conversione in caso di un cambio di release di Microsoft Outlook. L’accesso alle e-mail archiviate ha luogo direttamente dal comodo client di posta elettronica.

Come si differenzia ELO ECM Suite rispetto a suite analoghe che troviamo sul mercato?

L’Integrazione senza soluzione di continuità con i più comuni account di posta.
Un comodo plug-in che integra l’archivio di ELO all’interno di Outlook con il quale è possibile interagire in modo semplice con i documenti archiviati. Consente veloci ricerche intelligenti (fulltext sugli allegati delle e-mail, tesauri e ricerche semantiche) in Outlook.
Ma anche le caselle di posta condivise possono essere gestite semplicemente indirizzando l’e-mail in arrivo automaticamente verso gli utenti di competenza.
Infine, può essere lanciato un workflow in automatico sulla base del contenuto della e-mail in arrivo.

Come evolverà in futuro la soluzione?

La Suite è in continua evoluzione: l’integrazione con MS Teams e la gestione degli appuntamenti interattivi sono le ultime novità rilasciate. Infine ELO Flow rivoluzionerà la user experience non solo dal punto di vista grafico ma anche nel modo d’utilizzo.