Nella trasformazione digitale della PA i sistemi di pagamento elettronici sono ormai imprescindibili

Dall’evento “Travel Management e sistemi di pagamento per la Pubblica Amministrazione” tenutosi presso la Camera dei Deputati è emerso che l’adozione delle carte di pagamento per gestire le spese di trasferta nella Pubblica Amministrazione potrebbe garantire notevoli risparmi. All’evento hanno partecipato Maurizio Pimpinella, Presidente dell’Associazione Italiana Istituti di Pagamento e di Moneta Elettronica – A.I.I.P. assieme ad altri importanti relatori quali Maurizio Bernardo – Presidente Commissione Finanze Camera dei Deputati, Filippo Renga – Politecnico Milano, Francesco Pisegna – Consip Spa e Cecilia Pantaleo – Airplus International Italia; moderatore Nicola Imberti – Il Tempo.

Nella sua introduzione Maurizio Bernardo ha usato una parola chiave: ottimizzazione. Questo è a suo avviso il concetto che dovrebbe guidare la trasformazione della Pubblica Amministrazione. “Nel momento storico della spending review bisogna infatti trovare soluzioni nuove e sfruttare la teconoligia che ci viene presentata per dare una risposta al paese, per ottimizzare i costi, garantire trasparenza, efficienza, una contabilizzazione chiara e la riduzione dei tempi amministrativi. La diglitalizzazione dei processi è fondamentale per il nostro paese per renderlo competitivo con il mondo delle imprese private e con il resto del mondo“.

A seguire Filippo Renga ha presentato i risultati della ricerca “Il Travel Managment nella Pubblica Amministrazione” condotta dalla School of Managment del Politecnico di Milano, su 67 enti del settore pubblico appartenenti alla PA centrale, locale, enti di ricerca, Agenzie Governative e Sanità che hanno mostrato come “il 38% delle Istituzioni si avvalga dell’intermediazione di un’agenzia di viaggi per gestire le fasi di prenotazione e organizzazione delle trasferte, mentre il 33% delega queste responsabilità ai singoli dipendenti. Oltre una Pubblica Amministrazione su quattro (29%) afferma, infine, che nella propria struttura esiste un ufficio con funzioni di travel management, deputato all’organizzazione delle trasferte.
Per quanto riguarda il pagamento delle spese relative a viaggi e missioni, il 46% degli Enti demanda alle Travel Agency la gestione delle spese di prenotazione, mentre nel restante 54% dei casi i dipendenti si trovano a dover anticipare gli importi; inoltre, la quasi totalità degli Enti lascia ai dipendenti farsi carico delle spese sostenute durante il viaggio. Proprio l’aspetto della gestione dei pagamenti dei viaggi diviene un fattore critico per molte PA (61%) che non hanno ancora introdotto sistemi digitali unici, completi e integrati per supportare e governare questi processi. È durante la trasferta che il dipendente pubblico si fa maggior carico dei costi: infatti, nel 91% degli intervistati le spese “on trip” vengono pagate direttamente dai dipendenti.

Ne consegue che in ambito Travel Management l’esborso economico personale dei dipendenti in trasferta è la principale criticità a cui le Pubbliche Amministrazioni oggi devono far e le cui cause sono da ricercare nelle modalità stesse di gestione delle spese di viaggio.

Maurizio Pimpinella, è intervenuto a conclusione dei lavori per dimostrare l’enorme utilità dei pagamenti elettronici in caso di viaggi di lavoro, riportando la sua esperienza professionale, nel corso della quale ha avuto modo di supportare grandi aziende ed istituzioni straniere attraverso l’implementazione delle carte di pagamento per semplificare la riconciliazione delle spese di trasferta dei dipendenti  “Quando tale riconciliazione avviene tramite carta si possono ridurre moltissimo i costi amministrativi e le spese di gestione che per un azienda di medie dimensioni ammontano a circa 25 euro a nota spesa. Inoltre dover anticipare di tasca propria le spese di una trasferta è un inconveniente anche per il dipendente, che rischia di trovarsi a combattere con tempi di rimborso molto lunghi da parte dell’azienda.

Oggi come Presidente dell’A.I.I.P. ho la fortuna di occuparmi di uno dei settori di punta della nuova economia, quello dei pagamenti digitali, che sono il presente ed il futuro della vita di ciascuno di noi e che costituiscono ovviamente il mezzo migliore per sostenere le spese dei viaggi aziendali. Questo perché il pagamento elettronico è al tempo stesso sinonimo di sicurezza e trasparenza: è infatti possibile seguire il tracciato di ogni operazione partendo da chi ha effettuato il pagamento arrivando a chi l’ha ricevuto, tenendo sotto controllo le spese in tempo reale e dando prova inconfutabile dei servizi acquistati e del loro reale valore”.

Il presidente ha ribadito inoltre l’importanza della digitalizzazione della PA: “L’A.I.I.P. ha da subito cercato di agevolare l’adesione al Nodo dei Pagamenti da parte dei Prestatori dei Servizi di Pagamento, siglando un accordo con AgiD. È nostra opinione, infatti, che la Digital Transformation sia un’opportunità anche per le Aziende di Stato e che quindi la Pubblica Amministrazione debba essere non solo fruitrice, ma in primo luogo promotrice di questo processo di digitalizzazione che sta interessando a vari livelli cittadini ed imprese. Gestire in modo efficiente i pagamenti verso la PA significa infatti semplificare la vita dei cittadini, specie considerando che circa il 50% dei pagamenti avviene a favore della Pubblica Amministrazione. Purtroppo però all’interno della PA manca spesso una specifica cultura sugli strumenti di pagamento digitali e mancano figure preparate a guidare la trasformazione digitale dall’interno.

Lo Stato deve quindi adeguarsi integrando i nuovi servizi di cui abbiamo discusso oggi nelle policy aziendali e, per agevolare questo processo, l’AgID stessa dovrebbe, a mio avviso, fare da hub. Senza alcun dubbio l’adozione dei sistemi di pagamento elettronici per le spese di trasferta dei dipendenti così come utilizzo degli altri strumenti innovativi presentati, potrebbero rivoluzionare la gestione dei processi più diffusi, rendendo più trasparenti le spese pubbliche e generando risparmi potenziali di grande impatto sui conti statali”.