A cura di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU Italia
Il mondo del business sta migrando dall’analogico al digitale a ritmi sempre più sostenuti. In base a una ricerca condotta da IDG, l’89% delle aziende ha già adottato, o ha in programma di farlo, una strategia digitale per ottimizzare la produttività e incrementare le prestazioni. La domanda che ci possiamo porre è la seguente: che ruolo potranno avere la carta – e i dati in essa contenuti – in questo nuovo e innovativo scenario?
Digitale = dati
Quando si parla di trasformazione digitale non si pensa solo all’ottimizzazione di processi e operazioni, ma anche a modelli di lavoro flessibili che permettono ai dipendenti di lavorare da casa o da qualsiasi luogo dotato di connessione Internet. È importante riconoscere l’elevato valore dei dati, che possono essere raccolti per ottenere e fornire insight di rilievo, i quali, una volta analizzati, possono aiutare a migliorare i risultati di un’organizzazione in ogni settore operativo – dal marketing, a quello legale – fornendo supporto per identificare nuove opportunità, migliorare l’efficienza produttiva e la soddisfazione dei clienti.
Analogico in un mondo digitale
Praticamente tutti utilizzano e gestiscono le informazioni da dispositivi mobili o da sistemi e software aziendali, ma la carta resta molto amata grazie alla sua estrema versatilità e trasportabilità e, soprattutto, quando si tratta di un qualche contenuto emozionale, è indubbio che batta i pixel a mani basse – pensiamo ai disegni dei bambini sul frigorifero, a una foto in cornice o a un messaggio d’amore lasciato sul cuscino.
Ma non è solo questo a funzionare meglio su carta. Nel mondo aziendale, brochure, flyer e biglietti da visita sono ancora potenti mezzi di comunicazione, in primis perché possono essere consegnati direttamente nelle mani della persona con cui ci sta confrontando, arricchendo lo scambio con un tocco personale e un’esperienza tattile. Una volta avvenuta la consegna del documento è importante però che il valore contenuto al suo interno venga registrato, ad esempio che i riferimenti di un biglietto da visita ricevuto a un evento o la ricevuta di un caffè siano digitalizzati ed elaborati insieme agli altri dati aziendali.
Digitare gli asset cartacei
Le aziende che sfruttano le informazioni cartacee digitalizzandole, possono utilizzarle per indirizzare al meglio le strategie di business e di conseguenza i risultati, per ottenere vantaggio competitivo. I documenti cartacei presenti negli archivi tradizionali hanno un potenziale indiscusso, che lì resta però intrappolato. I dati su carta hanno bisogno di essere sbloccati e inseriti non solo in database e fogli elettronici, ma anche in applicativi analitici, al fine di creare insight utili per il business. In questo modo, le aziende avranno quantità più elevate di dati sulle quali basare le proprie decisioni, potranno ridurre gli ingombri occupati dalla carta e offrire maggiore flessibilità operativa per incrementare la produttività.
Le aziende che desiderano sfruttare al meglio i dati contenuti nella carta dovrebbero implementare un processo di gestione documentale efficace, che preveda la loro digitalizzazione, con una soluzione di acquisizione in grado di leggere i dati con un software di riconoscimento ottico dei caratteri e automatizzare l’elaborazione degli elementi.
In base a una ricerca di IDC, l’85% dei decision maker ritiene di avere due anni a disposizione per progredire nella trasformazione digitale o essere sorpassati dai concorrenti. Due anni non sono molti, quindi investire subito in un processo di digitalizzazione dei dati potrebbe essere una mossa davvero intelligente.
