L’attività di redazione di documenti comporta uno spreco di tempo per attività che non aggiungono valore; una stampante multifunzione di sistema digitalizza e archivia le pratiche in automatico

Tadi Easy Folder: documenti digitali per gli studi legali

In qualsiasi studio legale, l’attività principale è la scrittura di documenti, risultato di un articolato processo di stesura che spesso comporta uno spreco di tempo per operazioni che non portano valore. Per soddisfare le esigenze degli studi legali, Tadi presenta Tadi Easy Folder, che mette a disposizione su una stampante multifunzione un sistema per rendere sicura e guidata la trasformazione di documenti cartacei in formato digitale e l’archiviazione degli atti in formato elettronico, per facilitarne il reperimento e riutilizzo.

Una pratica è infatti spesso frutto del collage di testi da documenti digitali editabili, da documenti non editabili, in formato cartaceo o immagini da scansione; dai documenti non editabili è impossibile recuperare parti di testo facendo il copia-incolla. Di conseguenza questi testi vanno ribattuti e poi controllati e rivisti, con il rischio di errori.

L’attività si complica ulteriormente quando si devono citare soggetti con nomi e cognomi stranieri e quando le scadenze incombono e si è obbligati a lavorare magari di notte e nei fine settimana senza sosta e sotto stress.

Oltre ai documenti relativi ad una memoria, l’avvocato può avere anche la necessità di recuperare dallo storico delle pratiche dati e informazioni a supporto; data la mole di carta gestita e la poca disponibilità di tempo da parte di tutti i soggetti nello studio, le pratiche in formato cartaceo sono archiviate in faldoni e così la ricerca è ardua.

Oggi le criticità di gestione delle pratiche di cliente nello studio legale sono queste:

  • Ribattere i testi assorbe tempo prezioso e per evitare errori l’avvocato è costretto a continue verifiche dei documenti
  • Ricercare informazioni delle pratiche di cliente nell’archivio storico cartaceo è sempre un’impresa
  • La logica di archiviazione nei server spesso cambia da persona a persona e ricercare un documento richiede prima di individuare chi lo aveva gestito e questo non sempre è possibile
  • Le tempistiche di rilascio dei documenti scandite dalle scadenze processuali stressano non poco il professionista che ha gravi responsabilità da sostenere

Con Tadi Easy Folder integrare testi in un documento diventa:

  • semplice, perché qualsiasi documento immagine o su carta diventa editabile
  • facile, perché tutto è alla portata di un clic
  • intuitivo, perché Tadi Easy Folder ottimizza semplicemente la multifunzione senza necessità di complesse aggiuntive applicazioni.
  • Veloce, perché ogni documento archiviato è ricercabile anche per contenuto

Tadi Easy Folder per le gli Studi Legali è progettata perché si possa utilizzare senza bisogno di apprendere nozioni tecniche. Inoltre questo servizio non richiede di modificare la struttura informatica dello Studio, non richiede l’acquisto di costosi programmi e lascia inalterate le consuetudini operative degli utenti.

Le modalità d’uso in quattro passi

  1. La creazione di una pratica

    Una pratica, un atto, un qualsiasi documento inizia con lo studio del caso. Durante questa fase l’avvocato pone in atto delle ricerche per dotarsi di testi che dovranno essere integrati nel documento finale. I documenti sono sia cartacei sia digitali, editabili e non nel caso siano immagini.

  2. Integrazione di testi da documenti di carta e immagini

    Con Easy Folder per gli Studi Legali i documenti in formato cartaceo vengono immessi sull’alimentatore dello scanner della multifunzione per essere convertiti in pdf editabili con un semplice click.

    Per i documenti già in formato digitale non editabile, quali immagini o foto, con un altro semplice click del tasto destro del mouse si possono convertire con la stessa procedura di quelli di carta.

    L’avvocato o l’operatore decide a priori come il sistema deve archiviare i documenti convertiti e in quali cartelle in rete salvarli per essere utilizzati per il copia/incolla.

  3. Archiviazione

    La logica di memorizzazione si imposta all’atto dell’installazione del servizio secondo le indicazioni del titolare e non dipende più dalle decisioni autonome dei singoli operatori. Si possono anche impostare procedure di archiviazione per facilitare la memorizzazione di pratiche relative alla clientela con cognomi esteri.

    Inoltre si memorizzano non solo documenti cartacei direttamente sulla multifunzione ma anche quelli in formato digitale da posta o altra fonte sui pc, usando le medesime procedure operative.

  4. Ricerca

    Qualsiasi documento archiviato è ricercabile navigando tra le cartelle di rete o per contenuti con i comandi dei sistemi di base Windows o Apple.

    Se il sistema multifunzione è in uso in uno Studio Associato è possibile suddividere i documenti addebitandoli ai singoli Associati.