La produttività delle piccole e medie imprese (PMI) di Regno Unito, Germania e Francia è ostacolata dalla creazione e dalla gestione dei documenti composti da testo (relazioni, contratti, richieste di finanziamento, documenti per partecipare a gare di appalto e materiale di marketing). A rivelarlo una recente ricerca effettuata da Nuance che ha esaminato le efficienze delle PMI nei paesi in esame, gli ambiti in cui non si ottimizzano i tempi e le soluzioni di tecnologia adottate per risolvere i problemi legati all’efficienza.
La ricerca rileva che il 41% delle PMI non ha il tempo necessario per valutare come migliorare l’efficienza senza rendersi conto che in alcuni casi il miglioramento può derivare da semplici aggiornamenti informatici, ad esempio utilizzando soluzioni di imaging e programmi di riconoscimento vocale, in grado di contribuire ad incrementare la produttività dell’azienda. Un ulteriore ostacolo che non permette alle imprese di essere più efficienti è la frequenza con cui le PMI devono rivedere i prodotti software in uso. Un terzo delle PMI intervistate ha dichiarato che questo tipo di valutazioni vengono effettuate una volta l’anno, oppure ogni 18 mesi, se non addirittura oltre.
Commentando i risultati del rapporto, Steven Steenhaut, SeniorDirector, EMEA Marketing, Nuance Communications, dichiara: “Il mondo delle imprese gestisce le proprie attività in modo sempre più digitale, ma molte PMI sono ancora legate a processi obsoleti e macchinosi nel creare e gestire i documenti più importanti in formato cartaceo. La dipendenza dalla carta e dai processi manuali si ripercuote, a lungo termine, sulla loro competitività, produttività e redditività. Il mercato dispone di soluzioni alternative e valide economicamente vantaggiose che permettono di predisporre i documenti in tempi rapidi, contribuendo al miglioramento della produttività, consentendo alle PMI di concentrarsi sul valore aggiunto delle loro attività.”
I risultati chiave emersi dalla ricerca.
- La produttività documentale delle PMI potrebbe aumentare notevolmente con l’implementazione di software di riconoscimento vocale. Tuttavia, ne fanno uso solo il 4% delle PMI nel Regno Unito, il 6% in Francia e il 14% in Germania.
- Per la scelta delle soluzioni software PDF, il 29% delle PMI non consideri la riduzione dei costi e il miglioramento della produttività e si limiti a mantenere il prodotto in uso, anziché valutare soluzioni alternative. Il 71% delle PMI britanniche ha scelto di utilizzare soluzioni PDF; migrando a una soluzione efficace e conveniente con un modello di licenza semplificato, le PMI potrebbero ridurre i costi ed aumentare la produttività.
- Il 38% delle PMI passa una media di due ore al giorno per elaborare documenti;
Le PMI britanniche, in numero maggiore rispetto a quelle francesi o tedesche, impegnano più di cinque ore al giorno per elaborare i documenti. - Il 25% delle organizzazioni giuridiche investe fino a quattro ore al giorno per l’elaborazione dei documenti; per il 19%, sono sei le ore impegnate ogni giorno.
Tra le organizzazioni giuridiche orientate al cambiamento e all’innovazione tecnologica è possibile identificare il Consiglio di Stato italiano: istituzione cardine dell’ordinamento giuridico e amministrativo dello Stato italiano il cui ruolo è fondato su tradizioni centenarie e sue disposizioni che richiedono uno stile «classico».
Dal punto di vista organizzativo e di flusso di lavoro, il Consiglio implementa e utilizza tecnologie d’avanguardia che consentono ad ogni magistrato di ottimizzare il proprio tempo in modo da ridurre il lavoro manuale sui documenti.
La ricerca commissionata da Nuance Communications, inoltre, evidenzia come le soluzioni di riconoscimento e dettatura vocale e di gestione e archiviazione documentale consentano agli utenti di risparmiare tempo e incrementare la produttività. Questo è quanto emerge dalle dichiarazioni rilasciate dalla Dott.ssa Maria Grazia Vivarelli, Consigliere Tar Lazio, la quale, in riferimento al software di riconoscimento vocale Dragon, afferma: “la scoperta di poter dettare i miei appunti e documenti direttamente nell’editor di testo è stata sorprendente, anche diversi anni fa quando il computer non era particolarmente potente e il programma richiedeva un impegno iniziale maggiore. Questo impegno è stato velocemente ripagato dalla grande velocità di scrittura dei testi, al punto che oggi Dragon è il mio principale strumento di scrittura, ed ho ridotto l’uso della tastiera solo per brevi testi e correzioni. Oltre alla rapidità di redazione dei documenti, mi consente di interagire con appunti e fascicoli in modo molto pratico, mantenendo la mia concentrazione sui contenuti che voglio esprimere” e dalla Dott.ssa Ines Simona Pisano, Responsabile vicario del servizio centrale per l’Informatica e le tecnologie di comunicazione, che, riferendosi al prodotto PowerPDF sostiene: “Il Consiglio di Stato utilizza soluzioni di archiviazione e gestione documentale accessibili dalla propria rete. Abbiamo individuato in PowerPDF un valido complemento «desktop» ai nostri sistemi: ogni magistrato puó gestire documenti PDF anche quando non collegato, e di fatto dispone sempre delle funzioni di conversione documentale in ogni momento e in ogni luogo si trovi ad operare”.
