[section_title title=Note spese, l’outsourcing è la soluzione migliore per le aziende]
Prendiamo come esempio un’azienda che deve gestire al mese circa 1.500 note spese. Per processare un numero così elevato di documenti, che vanno controllati, validati e contabilizzati, l’azienda dovrebbe dedicare più risorse full time, scelta che un’azienda in genere non può permettersi. Perciò l’approccio più consolidato è quello di verificare le note spese a campione. Questo implica, ovviamente, un elevato margine di errore, impedendo il controllo di tutte le eventuali anomalie. Se si pensa che di media possono essere identificati 30 diversi codici di anomalie, è facile comprendere come gli errori presenti nelle note spese, se non individuati e corretti, possano comportare per le aziende notevoli costi. Le anomalie più frequenti riguardano il superamento dei massimali definiti dalla policy aziendale relativi, ad esempio, alla somma che il dipendente può spendere per pranzi e hotel, oppure la compilazione errata delle schede carburante e dell’intestazione delle fatture.
Il valore aggiunto portato da un consulente che gestisce in outsourcing le note spese, è proprio quello di poter verificare “a tappeto” tutte le note spese, segnalare all’azienda le eventuali anomalie riscontrate in fase di controllo per poterle correggere e trovare nuove strategie al fine che le stesse non possano ripresentarsi in futuro. Nello specifico gli step operativi per una corretta gestione delle note spese riguardano: il controllo della presenza di giustificativi allegati alla nota spese che rispettino le procedure aziendali, la richiesta o sollecito al dipendente di eventuali giustificativi mancanti, la verifica dei conteggi, la segnalazione al dipendente o alla direzione di eventuali anomalie e/o errori, la validazione e contabilizzazione delle note spese, l’individuazione dei giustificativi esteri e/o italiani idonei ai fini IVA, la trasmissione dei saldi per ogni singolo dipendente all’HR, l‘archiviazione elettronica e/o cartacea della documentazione, il reporting.
In questo processo il ruolo strategico del consulente esterno è anche quello di poter verificare con l’azienda se le policy adottate siano efficaci per garantire il minor margine di errore possibile e per facilitare i dipendenti nella compilazione delle note spese e dei vari documenti che vanno a esse allegati. Obiettivo finale è veder diminuire drasticamente le anomalie e di conseguenza i costi a carico dell’impresa.
Altro aspetto che, come detto prima poche aziende tengono sotto controllo durante la rendicontazione delle note spese, è il recupero dell’IVA estera e locale. Infatti una volta validata la nota spese, è possibile controllare se le fatture allegate sono idonee e detraibili ai fini IVA, siano esse italiane o estere, per avviare in parallelo il processo di recupero. I due processi – gestione delle note spese e attività di recupero IVA – sono tra loro fortemente sinergici e rappresentano per l’azienda una concreta leva strategica e operativa per trasformare un costo vivo in un’opportunità di guadagno.
Se è vero che la tendenza delle aziende è quella di analizzare e rivedere i propri processi per cercare aree che consentano risparmi in termini di costi e risorse, l’esternalizzazione delle note spese deve essere considerata un’attività strategica in grado non solo di liberare risorse e migliorare i processi, ma anche di ottenere notevoli benefici in termini di risparmio.
