La trasformazione digitale può comportare delle difficoltà nel lavoro delle HR. Adottare nuovi strumenti può non essere sufficiente. Secondo Matrix42, la divisione HR di un’azienda necessita di una riorganizzazione comprendente una visione condivisa, delle linee guida adeguate sul lavoro a distanza, l’adozione di un orario flessibile e l’introduzione di nuove forme di comunicazione, come le chat e le videoconferenze.
Per questo dipartimento, il lavoro da remoto può rappresentare un ostacolo da un punto di vista operativo. Innanzitutto, i responsabili delle risorse umane lavorano con dati altamente sensibili come quelli relativi al personale o agli stipendi. Di conseguenza, i sistemi HR sono spesso applicazioni silos. In questo caso, le soluzioni di Enterprise Service Management possono aiutare nel processo di integrazione e l’automazione può ridurre il carico di lavoro, limitandone gli errori. Un secondo ostacolo è rappresentato dalla gestione di documenti con valore probatorio legale e firma. Questo comporta un costante invio di file, con conseguente dispendio di tempo. Infine, le risorse umane devono instaurare un rapporto diretto con i propri dipendenti. Matrix42 ha deciso di analizzare come questi fattori possano influire sul lavoro nell’attuale situazione di emergenza sanitaria.
Limiti legali del lavoro “digitale” per le HR
Utilizzare la firma elettronica può essere una soluzione pratica. Le firme possono essere facilmente create in Word o utilizzando un programma di editing come Photoshop. Tuttavia, a questi metodi non è ancora stato attribuito un valore probatorio e ciò rappresenta un ostacolo per chi ha la necessità di compilare un documento da remoto. I responsabili delle risorse umane dovrebbero, quindi, definire i casi specifici in cui si possa utilizzare la firma digitale senza ricorrere a quella analogica. A questo proposito, un vantaggio per l’azienda potrebbe essere rappresentato dall’archiviazione, in un sistema centrale, di tutti i file elettronici dei dipendenti. Dunque, questo sistema dev’essere opportunamente protetto in modo tale che solo il personale autorizzato possa accedervi e apportare modifiche.
La migrazione al lavoro da remoto ha comportato un forte incremento nell’utilizzo di videoconferenze, che, in parte, hanno permesso ai team di tenersi in contatto, seppur in modo virtuale. Le riunioni del Consiglio di Amministrazione, che hanno la necessità di essere legalmente vincolanti, tuttavia, non possono svolgersi in video-conferenza. In questo caso, sarebbe opportuno che il quadro giuridico venga adattato alle nuove esigenze dettate dalla trasformazione digitale.
Adottare un sistema collaudato per l’onboarding da remoto
Una delle funzioni chiave delle risorse umane è ovviamente l’assunzione di nuovi dipendenti. Da remoto, questa attività può rappresentare una vera e propria sfida. In questo caso, le risorse umane devono definire, in modo univoco, delle condizioni valide per tutti i reparti, affinché l’inserimento del nuovo professionista non dipenda soltanto dal team leader. Di seguito, alcuni suggerimenti di Matrix42 per affrontare questa situazione al meglio:
- Fornire gli strumenti necessari ai nuovi dipendenti
Il reparto IT si dovrebbe occupare di spedire tutto il materiale tecnico al nuovo dipendente, insieme a un codice di accesso e alle istruzioni su come attivare il computer portatile e lo smartphone. Tutto questo consentirà al neoassunto di effettuare il login in totale autonomia. Il reparto IT dovrà restare ovviamente a disposizione per rispondere ad ulteriori domande.
- Trasmettere i valori e gli obiettivi dell’azienda al nuovo assunto
Quando viene assunto un nuovo dipendente, uno dei passaggi fondamentali è quello di tramettere gli obiettivi e i valori aziendali. Per poter raggiungere questo scopo, anche da remoto, potrebbe essere utile organizzare un “Meet the Board” virtuale per presentare il nuovo collega agli altri. Anche le riunioni virtuali del team dovrebbero essere integrate nel concetto di “onboarding”.
- Aiutare il nuovo collaboratore a sviluppare il proprio know-how
In ufficio, le informazioni necessarie per svolgere possono essere acquisite rapidamente in quanto il neoassunto può dialogare con i colleghi e imparare in fretta le nozioni più importanti. L’home office, in tal caso, implica delle lacune, che possono essere colmate con sessioni di formazione pianificate a livello centrale, in cui i superiori e i colleghi forniscono al dipendente gli strumenti necessari al suo lavoro.
La formazione periodica è fondamentale non solo per i nuovi collaboratori, ma, anche per coloro che lavorano in azienda da più tempo. Le tecnologie si stanno sviluppando così rapidamente che l’apprendimento continuativo è un fattore decisivo per il successo del lavoro. Le offerte digitali, tuttavia, non sono applicabili in tutti i settori. Ad esempio, un corso di formazione virtuale per il know-how operativo può essere efficace, ma non nell’ambito delle soft skills, come, ad esempio, la formazione alla vendita, la capacità di leadership, la gestione dei conflitti. Inoltre, lo studente ha maggiore difficoltà a costruire una relazione di fiducia in un ambiente virtuale.
Conclusioni
Le ultime settimane hanno dimostrato che l’attuale processo di riorganizzazione può offrire, alle risorse umane, l’opportunità di ripensare e migliorare il lavoro a distanza. Inoltre, è stato provato che ricorrere a strumenti digitali può ridurre in modo significativo la percentuale di incarichi amministrativi a favore di compiti strategici. Quest’ultima rappresenta un’opportunità che va a vantaggio sia delle aziende sia dei dipendenti.
