Nunce evidenzia i 5 elementi chiave derivanti dall’utilizzo dei servizi MPS

[section_title title=Managed Print Services: la stampa aziendale che valorizza l’Internet of Things – Parte 2]

Qualora le aziende scegliessero di applicare le strategie Internet of Things, sono 5 gli elementi chiave identificati, derivanti dall’utilizzo dei servizi MPS.

Azzerare in toto le inefficienze nell’azienda. Le tecnologie MPS e MDS permettono alle aziende di identificare la capacità in eccesso dei dispositivi, sfruttare al massimo il loro utilizzo e quindi individuare le inefficienze nei processi documentali, in previsione del cambio di approccio in cui si passa da stampa su carta a documenti digitali. Sapendo che i carichi di lavoro vengono gestiti solo da 80 stampanti su 100, diventa naturale pensare di eliminarne 20. Con una architettura di rete Internet of Things, le aziende hanno l’esigenza di attivare un monitoraggio che permetta di individuare costantemente le inefficienze  eliminabili dal sistema.

Utilizzare l’intelligenza integrata nel sistema in modo ottimale per prendere decisioni più oculate e aumentare la produttività. Le funzionalità di gestione delle stampe dei sistemi MPS consentono di abbinare vantaggi all’utilizzo singolo del dispositivo, offrendo l’opportunità di applicare regole specifiche, come ad esempio stampare alcuni tipi di documenti esclusivamente in formato fronte/retro o impedire l’invio dalla stampante di determinati documenti digitalizzati via email a destinatari esterni all’azienda. L’invio di un documento ad una stampante o ad un’email è un modo per inviare delle informazioni, con un metodo di consegna diverso: uno è fisico, l’altro è digitale. Le strategie di Internet of Things permettono di decidere oculatamente sul consumo e sui comportamenti corretti per ridurre i tempi, i materiali e gli interventi da parte degli operatori. Queste strategie devono prevedere che la divulgazione di tali informazioni sia indirizzata esclusivamente ai destinatari legittimi (utenti, clienti, fornitori o archivi) che sono in contatto con l’azienda: il tutto verificando l’ottimizzazione dei processi e delle risorse.

Rendere la sicurezza una priorità. Le stampanti multifunzione utilizzate nei servizi MPS sono diventate dei veri e propri dispositivi, in grado di inviare documenti all’esterno dell’azienda, favorendo la distribuzione dei documenti digitalizzati nelle applicazioni business. L’aumento del numero di stampanti rischia di creare problemi di sicurezza, necessariamente da controllare e gestire. Analogamente a quanto avviene con l’Internet of Things, le aziende sono destinate ad essere sempre più esposte alle vulnerabilità in termini di sicurezza, sia internamente che esternamente. In altre parole, è essenziale valutare i punti di connessione e le potenziali inadempienze legate alla sicurezza, pertanto, i dispositivi, gli utenti ed i documenti dovrebbero avere una propria identità, sfruttabile nel processo di workflow per opportuna verifica e controllo sulla sicurezza.

Analizzare ed operare sui dati raccolti. Le soluzioni software MPS acquisiscono i dati dai dispositivi e dai processi di workflow ed analizzano le informazioni per individuare le tendenze e gli eventuali miglioramenti dei processi. Il software progettato come un hub centralizzato in un server interno o nel cloud, appartiene alle tecnologie Internet of Things proprio come i sensori che raccolgono e movimentano dati. Individuare una piattaforma applicativa che sia in grado di integrare e gestire i dati, favorisce una collaborazione più proficua e permette di utilizzare strumenti di reportistica analitica che consentono di  capire status e comportamenti, nonché di trovare nuovi modi di miglioramento.

Contare sempre sull’esperienza individuale. Nel complesso, tutti i workflow, sebbene siano stati progettati per uno scopo commerciale, sono utilizzati a vantaggio di ogni singolo utente. Nonostante i sistemi MPS considerino tutti i dispositivi nel loro insieme, permettendo alle aziende di avere una visione onnicomprensiva delle operazioni, la transizione alle tecnologie MDS permette di ottenere un maggiore livello di granularità da un punto di vista documentale. Non è da sottovalutare il fatto che l’intelligenza integrata nei dispositivi e nelle soluzioni software offerte dall’Internet of Things deve favorire la massima semplicità e velocità di elaborazione per ogni singolo utente. Nello scenario odierno, in cui i documenti sono connessi, aumentano i punti di interazione incluso per le stampanti multifunzione, PC, laptop, tablet e smartphone.

Proprio come nel caso dei sistemi MPS, che non si limitano a creare connessione tra utenti e stampanti e a raccogliere dati, le tecnologie Internet of Things vanno ben oltre la connessione tra gli oggetti e della raccolta dei dati. Affinché l’Internet of Things riveli tutto il suo potenziale, le aziende devono prevedere di creare ottimizzazione tra le connessioni e capire in che modo le attività associate si relazionino sia da un punto di vista fisico che digitale, in modo da poter creare nuovi modelli per rafforzare la collaborazione in tutta l’azienda.

A cura di Jeff Segarra, Senior Director of Product Management della divisione Imaging di Nuance Communications