Il Decreto Legge n°79 del 28 giugno 2018 è la misura d’urgenza con cui il Governo ha provveduto a posticipare l’abolizione della scheda carburante e l’entrata in vigore della fatturazione elettronica, inizialmente prevista dalla legge di Bilancio 205/2017 per lo scorso 1° luglio.
Quella che è stata definita una vera e propria rivoluzione per le aziende italiane è solo posticipata, ma il Decreto non rimanda l’obbligo di utilizzare strumenti di pagamento tracciabili (bonifico, addebito sul conto corrente e carte di debito, di credito e prepagate) ai fini della deduzione dei costi di acquisto di benzina e gasolio e della detrazione IVA.
In questi sei mesi, il rischio è che la proroga possa creare ancora più confusione all’interno delle aziende. Per questo evitare che questo possa accadere, ecco un vademecum con tutto quello che è necessario sapere e le soluzioni da adottare per arrivare preparati alla nuova scadenza del 1° gennaio 2019.
- Carte aziendali: l’estratto conto può sostituire la scheda carburante
In vista della sua abolizione definitiva dal 1° gennaio 2019, le aziende possono iniziare fin da ora a eliminare dai propri processi di contabilità la scheda carburante, sostituendola con l’estratto conto della carta di pagamento intestata all’azienda. Il rendiconto della carta aziendale può sostituire a tutti gli effetti la scheda carburante ai fini della registrazione in contabilità, a patto che questo metodo di pagamento sia utilizzato per ogni spesa di carburante da parte di tutta l’azienda.
Le sue carte prepagate intestate alle società sono un servizio che risponde in modo puntuale alla nuova normativa: da un lato, sono uno strumento di pagamento tracciabile e quindi valido per detrarre costi e IVA, e dall’altro sono sufficienti come strumento di certificazione grazie all’estratto conto, che sostituisce in tutto e per tutto la scheda carburante. È importante ricordare la necessità di estendere tale mezzo di pagamento a tutte le spese di questo tipo da parte di tutta l’azienda per rendere valida la certificazione.
- Pagamenti: addio contante, ammessi solo quelli tracciabili
Se per il momento l’abolizione della scheda carburante è stata rimandata di sei mesi, ad andare in pensione in modo definitivo saranno i contanti. Il denaro liquido, infatti, dal 1° luglio 2018 non è più accettato come metodo di pagamento utile per dedurre le spese di rifornimento e la relativa IVA. Per un’impresa con a disposizione una flotta di autovetture che vuole continuare a usufruire delle detrazioni, l’unica scelta possibile sarà quella di acquistare il carburante solo con strumenti di pagamento tracciabili come carte di credito, di debito o prepagate e carte o buoni carburante. Per gestire questo processo in modo chiaro e smart, alleggerendo anche le operazioni legate alla compilazione dei rendiconti mensili che sottraggono tempo prezioso ad attività più produttive, le carte di pagamento aziendali rappresentano la soluzione migliore.
Associare ogni autovettura ad una carta prepagata dedicata è un ottimo modo per poter da subito usufruire di detrazioni e deduzioni, rendere più semplice (quando la nuova legge entrerà in vigore) l’abbinamento di ogni acquisto alla relativa fattura, e creare un centro spesa dedicato a questo tipo di spesa. In questo modo, sarà possibile avere un quadro preciso e in tempo reale degli acquisti di carburante realizzati da tutte le vetture della flotta e fornire ai propri dipendenti un budget sempre accessibile.
- Le carte aziendali semplificano le procedure di rimborse e note spese dei dipendenti
La nuova normativa ritiene valido ai fini della detrazione qualsiasi strumento di pagamento tracciabile, personale o aziendale. Il dipendente che sostiene delle spese di carburante a proprie spese dovrà sia fornire la prova di aver pagato con un mezzo tracciabile (ricevuta del POS) sia compilare una nota spese per il rimborso. L’azienda, a sua volta, obbligatoriamente pagare la nota spese con bonifico per configurare la concatenazione di pagamenti tracciati richiesti dalla normativa.
Si tratta di un procedimento lungo ed elaborato, che da un lato pone il dipendente di fronte alla necessità di anticipare del denaro per conto dell’azienda, e dall’altro allunga i già complicati processi di rendicontazione mensile. Fornire al dipendente una carta prepagata con un budget sempre a disposizione e un sistema di tracciabilità degli acquisti monitorabile in tempo reale risolve queste due criticità in un colpo solo.
- Come scegliere le stazioni di rifornimento
In commercio sono già disponibili le fuel card, carte emesse dalle società petrolifere e rivolte alle imprese che dispongono di vetture o di una flotta aziendale. Si tratta, però, di soluzioni che possono essere utilizzate nelle stazioni dei propri brand di riferimento. Un dettaglio che può trasformarsi in un problema se, in una situazione di emergenza, la pompa convenzionata non è nei paraggi, o in costi maggiori se non è possibile scegliere il distributore più conveniente. Le carte prepagate, basate ad esempio sul circuito Mastercard, sono utilizzabili in qualsiasi stazione di rifornimento, offrendo quindi la possibilità di scegliere non solo il punto vendita più vicino, ma anche quello al miglior prezzo.
- Tenere sotto controllo le spese
Dedicare una o più carte prepagate aziendali agli acquisti di carburante aiuta ad avere un controllo preciso, costante e monitorabile di una voce di spesa importante nella quotidianità di un’azienda. La maggior parte delle fuel card disponibili consente di conoscere il dettaglio degli acquisti effettuati solo con l’invio della fattura a fine mese. Con un sistema di carte prepagate associato ad un gestionale web, al contrario, i responsabili finanziari possono monitorare e verificare in tempo reale ogni acquisto effettuato. Si tratta di una soluzione che permette all’azienda di avere un quadro preciso e aggiornato della situazione, evitando spese incontrollate e riducendo di molto il tempo da dedicare alla rendicontazione mensile.
- Il primo step per gestire in modo più efficiente le spese aziendali
Un approccio smart alla gestione delle spese di carburante può essere il primo passo per ripensare in modo virtuoso l’intera amministrazione dei flussi di cassa di una azienda. Spese di viaggio, pranzi, ticket di parcheggi, acquisti online… sono tutte voci che, messe insieme, hanno un peso notevole sulle spese mensili e una loro gestione incontrollata può avere un impatto negativo anche sul lungo periodo.
Un servizio di carte prepagate dedicato associato al gestionale aziendale può aiutare ad affrontare con maggiore serenità anche le trasferte di lavoro: ogni prepagata, infatti, può avere a disposizione un budget che può essere gestito con flessibilità dal responsabile finanziario. Ogni collaboratore può caricare la foto degli scontrini e delle ricevute degli acquisti effettuati durante la propria trasferta e aggiungere dettagli riguardanti la transazione, velocizzando i processi di preparazione delle note spese mensili.
