Dropbox Spaces: lo smart workspace di Dropbox

La conferenza utenti di Dropbox, Work in Progress, ha avuto inizio ieri; in questa occasione, l’azienda ha presentato la propria visione dello smart workspace, il spazio di lavoro intelligente, un ambiente digitale che riunisce tutti i contenuti del team e gli strumenti più apprezzati, per aiutare gli utenti a farsi largo fra caos e distrazioni e fare emergere ciò che più conta. In un mondo in cui l’uso della tecnologia sul lavoro può essere frammentato e disturbante, lo spazio di lavoro intelligente permette di focalizzare facilmente l’attenzione sulle attività che più contano. Lo spazio di lavoro intelligente viene al mondo con il lancio odierno di Dropbox Spaces, l’evoluzione della cartella condivisa in uno spazio di lavoro collaborativo. Oggi Dropbox Spaces entra a far parte del nuovo Dropbox, annunciato all’inizio di quest’anno, e include anche nuove funzionalità sviluppate tramite la piattaforma di intelligenza artificiale dell’azienda, DBXi. La compagnia ha inoltre aggiunto diverse nuove funzionalità di collaborazione nelle varie superfici di Dropbox, fra cui applicazioni per desktop, mobile e web.

“Stiamo creando uno spazio di lavoro intelligente perché abbiamo bisogno di una tecnologia che ci aiuti a ridurre la confusione anziché contribuire a crearla, ha affermato Drew Houston, CEO di Dropbox. Questo processo inizia con il lancio di Dropbox Spaces, che riunisce i contenuti più importanti degli utenti e gli strumenti preferiti in un unico posto organizzato, per consentire loro di mantenere la concentrazione e di lavorare in sincronia con il proprio team.”

“È sempre più evidente che i ‘knowledge workers’ sono bombardati da notifiche superflue che li interrompono dallo svolgere il proprio lavoro, osserva l’analista Chris Marsh, responsabile della ricerca, della produttività della forza lavoro e della conformità, 451 Research. I risultati di un sondaggio di 451 Research mostrano che solo un terzo dei dipendenti si dice soddisfatto delle applicazioni con cui lavora. La quantità di applicazioni che devono impiegare per lavorare è considerato il più grande punto dolente. Il nuovo spazio di lavoro intelligente di Dropbox aiuterà a risolvere questo problema riunendo contenuti cloud, servizi su piattaforme, intelligenza artificiale e un’esperienza utente basata sulla collaborazione e centralizzata in un unico posto.”

L’azienda ha inoltre annunciato che la sua nuova applicazione per desktop, finora accessibile solo in accesso anticipato, è accessibile al grande pubblico e può essere implementata da oggi. L’applicazione per desktop include anche Dropbox Spaces e diverse nuove funzionalità descritte di seguito.

Organizzazione prima di tutto

Le nuove funzionalità dello spazio di lavoro di Dropbox che meglio supportano l’organizzazione sono:

• Ricerca delle immagini che si avvale dell’intelligenza artificiale per consentire agli utenti di trovare file di immagine, fra cui jpg, jpeg, png e gif, cercando i contenuti delle immagini. Ora offerta agli utenti di Dropbox Professional, sarà presto disponibile anche per gli utenti di Dropbox Business.
• Anteprime dei file che consentono agli utenti di visualizzare file come AutoCAD in alta risoluzione usando Dropbox sul desktop, anche senza aver installato applicazioni sorgente.
• Integrazione di Paper nel file system di Dropbox, per poter creare, archiviare e aprire documenti di Paper da Dropbox. La release è disponibile per i nuovi utenti di Paper a partire da oggi e sarà presto disponibile anche per gli utenti esistenti.
• Ricerca attraverso le panoramiche che consente agli utenti di visualizzare i risultati delle ricerche dalle descrizioni delle panoramiche.
• Presto disponibile: Dropbox Binder, un nuovo strumento che consente agli utenti di documentare i progetti, i processi e le informazioni creando una source of truth centralizzata per i team per qualsiasi tipo di contenuto; sarà rilasciato nella versione beta nei prossimi mesi.

Attenzione focalizzata

Lo spazio di lavoro di Dropbox include ora una scheda Per te nella barra delle applicazioni di Windows e nella barra dei menu di macOS. Si avvale dell’intelligenza artificiale per portare in primo piano dettagli e suggerimenti personalizzati che semplifichino la vita dei lavoratori. Come per altre funzionalità di DBXi, la scheda Per te diventa sempre più smart col passare del tempo, man mano che gli utenti vi interagiscono. Fra le nuove funzionalità intelligenti vi sono:

• Suggerimenti per file e cartelle che aiutano gli utenti ad accedere immediatamente ai contenuti di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.
• Integrazione con il calendario che mostra gli allegati delle riunioni rilevanti e aggiornati e i modelli delle note delle riunioni.
• Punti salienti del team che mostrano i momenti più rilevanti dell’attività del team in un’unica posizione centrale.
• Presto disponibili: Pagine personali che consentono agli utenti di trovare contenuti rilevanti e di essere sempre aggiornati sui punti salienti dei membri del team, incluse le attività sui file più recenti. Gli utenti possono anche iniziare a comunicare con i membri del team direttamente dalle loro pagine personali all’interno dell’applicazione per desktop. Le pagine personali cominceranno a essere implementate nei prossimi mesi.

Via alla sincronizzazione

Allo spazio di lavoro sono state aggiunte anche nuove integrazioni e funzionalità che aiutano i team a coordinarsi fra loro, fra cui:

• Estensione HelloSign che consente agli utenti di firmare i documenti in pochi clic usando le funzionalità HelloSign di nuova progettazione integrate in Dropbox.
• Vista delle attività recenti nella nuova applicazione per desktop di Dropbox che mostra a colpo d’occhio le attività più recenti e i commenti sui file, proprio accanto ai contenuti.
• Presto disponibili:
  • Dropbox Transfer, che consente agli utenti di inviare in modo rapido e sicuro file di grandi dimensioni fino a 100 GB, è ora disponibile nella versione beta per singoli utenti e in accesso anticipato per i team.
  • Integrazione di Trello che permette agli utenti di aggiungere facilmente i contenuti di Dropbox a una scheda Trello e di visualizzare in anteprima i file di Dropbox, vedere le attività svolte su di essi e modificarli direttamente in Trello. L’integrazione sarà disponibile alla fine dell’anno.
  • Mappatura dei canali Slack che consente agli utenti di collegare i canali Slack alle cartelle di Dropbox, sincronizzando automaticamente i file presenti all’interno dei canali direttamente con Dropbox; sarà disponibile all’inizio del prossimo anno.
  • Funzionalità di meeting in tempo reale con Zoom che permette agli utenti di avviare allistante riunioni con Zoom da Dropbox. Una volta terminata la riunione, le registrazioni e le trascrizioni possono essere salvate automaticamente in Dropbox. La nuova funzionalità sarà implementata all’inizio del prossimo anno.

Gestione del team semplificata

L’azienda ha rilasciato anche diverse funzionalità dedicate agli amministratori IT per aiutare le aziende a garantire un ambiente di lavoro sicuro e agile. Fra le nuove funzionalità vi sono:

• Console aziendale che offre visibilità centralizzata a livello di intera azienda e supervisione per l’IT.
  • La console ora consente anche gestione delle impostazioni a livello di istanza, e la capacità di visualizzare le attività di tutto il team e di tutti i membri in Dropbox, inclusi i contenuti cloud archiviati in Dropbox.
• Azioni rapide offre agli amministratori tasti di scelta rapida per eseguire facilmente interventi di riparazione su determinate attività, come l’eliminazione dei link o il ripristino di elementi.
• Presto disponibili:
  • Dropbox ha anche annunciato una nuova partnership strategica con BetterCloud, che vede miglioramenti a livello di integrazione in arrivo alla fine di quest’anno. L’integrazione permetterà ai team di implementare, gestire e usare in modo efficiente e sicuro Dropbox sul lavoro, grazie anche a funzionalità di orchestrazione e protezione contro la perdita di dati.
  • Funzionalità di data governance per ridurre i rischi e aiutare le aziende a soddisfare le misure di conformità tramite strumenti che consentono agli amministratori di conservare le versioni dei file fino a 10 anni e di esportarli per l’e-discovery. Le nuove funzionalità di data governance sono attualmente disponibili nella versione beta privata, e saranno diffuse maggiormente nei prossimi mesi.

Maggiori dettagli su Dropbox Spaces e sulle nuove funzionalità qui.