La trasformazione digitale è un processo che sta impattando trasversalmente tutti i settori della società e che ha subito un’accelerazione molto forte negli ultimi periodi.
Digitalizzare i documenti e inserirli in archivi digitali è una delle attività che stanno alla base della digital transformation e che si sta affermando sempre di più in ambito aziendale ma anche e soprattutto nella pubblica amministrazione.
La PA anticipa i tempi
Se infatti in un primo momento, all’interno della PA, la creazione di archivi digitali era guardata con un certo sospetto e con una certa diffidenza ora i file informatici sono diventati protagonisti.
Un fatto che stupisce molto in quanto la PA è considerata una macchina lenta a muoversi ma che lascia ancora più sorpresi se si pensa che in quest’ambito pare essersi affermato un processo addirittura inverso rispetto a quello tradizionale.
Oggi infatti nella pubblica amministrazione i documenti informatici sono diventati i file originali di cui il documento cartaceo è solamente una copia, ribaltando di fatto in maniera decisa la situazione per cui fino a poco tempo fa il digitale era solo una copia del cartaceo, sottolineando l’esigenza di integrazione tra documenti digitali e documenti cartacei.
I vantaggi di una buona gestione documentale
Ma perché ricorrere alla tecnologia? Una corretta gestione documentale attraverso l’utilizzo delle nuove tecnologie digitali rappresenta oggi una necessità legata ad un aumento della produttività dei dipendenti, che possono accedere, scambiare e condividere i documenti in modo semplice e rapido.
Ma i vantaggi riguardano anche una più elevata efficienza economica, liberando spazio da destinare ad altre attività; una migliore accessibilità dei documenti, che sono sempre a disposizione e possono essere ricercati in real time al bisogno e una maggiore tutela dell’ambiente.
Fondamentale poi la dimensione avanzata della sicurezza, con la riduzione del rischio di smarrimento dei documenti o di una loro diffusione impropria, tutelando il documento con una serie di tecniche e permessi che lo fanno ricadere nelle mani solo di chi è effettivamente autorizzato.
Il giusto partner
Per usufruire dei vantaggi di cui abbiamo parlato è fondamentale rivolgersi al partner giusto. La prassi di archiviazione infatti deve essere sempre rivista e aggiornata alla luce della normativa vigente e anche le tecnologie non devono mai cedere il passo, ma anzi devono essere sempre all’avanguardia per permettere alle aziende e alla pubblica amministrazione di ottenere il maggiore risparmio coniugato alla maggiore efficienza possibile. Diventa perciò fondamentale scegliere il giusto sistema di gestione dell’archivio di documenti digitali ed affidarsi ai partner più specializzati.
Con riferimento ai servizi documentali, sono tante le società che offrono soluzioni mirate per archivi fisici ed ibridi, accompagnando il cliente nel processo di digitalizzazione del proprio archivio.
La digitalizzazione dei documenti e la creazione di archivi digitali non è mai stata così semplice.
