È difficile trovare un’azienda che non abbia problemi di comunicazione interna. Infatti, per l’86% dei dirigenti, la comunicazione inefficace è la causa di insuccessi a livello lavorativo. Se si fa parte di una piccola azienda sarà più facile riunire tutti in una sala meeting per un aggiornamento, ma per le grandi realtà, comunicare significa impiegare quantità significative di tempo e risorse. Una Intranet efficiente si rivela un mezzo efficace per risolvere questi problemi a costi contenuti. Analizziamo le tre sfide più comuni:
1: Determinare la comunicazione dall’alto al basso (top-down)
Un’azienda ha difficoltà ad aggiornare i differenti team su annunci importanti, come nuovi prodotti, risorse, policy, ecc.. Vengono postate informazioni sul sito aziendale, ma nessuno sembra leggerle. Come risolvere questa situazione?
Utilizzare gli analytics per monitorare l’engagement degli utenti. Gli analytics sull’ Intranet efficiente sono spesso trascurati a causa dei costi. Tuttavia, impostare pagine di metriche, ad esempio numero di visite e Click Through Rates, può aiutare a eliminare gli ostacoli alla lettura degli annunci.
Garantire ai dipendenti la possibilità di richiedere approfondimenti e dettagli. Alcune delle informazioni più rilevanti derivano dai commenti, in particolare se membri di team diversi affrontano e si confrontano su un determinato argomento. Inoltre, per agevolare i commenti, strumenti di messaggistica o chat all’interno dell’ Intranet efficiente aziendale possono semplificare la comunicazione tra dipendenti, anche quelli che non si sono mai incontrati di persona.
Targettizzare i contenuti in base ai ruoli. Automatizzando la selezione, un’azienda può assicurarsi che gli utenti ricevano solo le notizie più rilevanti per loro, eliminando i contenuti dei quali non dovrebbero preoccuparsi. Un’ulteriore opzione è di organizzare gli annunci per argomento e permettere ai dipendenti di selezionare quelli sui quali ricevere notifiche.
2: Incoraggiare la comunicazione tra dipartimenti.
Manca la comunicazione tra i team e coordinare le iniziative è difficile. Questo determina incoerenza nel marketing, nella vision di prodotto o nel supporto ai clienti a causa di decisioni prese per compartimenti stagni. Migliorare la comunicazione tra dipartimenti spesso prevede un cambio di cultura aziendale, ma anche un’Intranet efficiente può contribuire a facilitare il processo.
Incoraggiare i blog dei differenti team. Non sapere chi sia la persona giusta da contattare complica la comunicazione tra divisioni. Se un membro del team posta aggiornamenti regolari, gli altri impiegati sanno chi tenere come riferimento in caso di necessità.
Aprire un forum aziendale. Oltre a possedere un’ Intranet efficiente, le aziende dovrebbero aprire bacheche e forum. Si tratta di canali più informali, quindi i dipendenti sentirebbero meno pressione a comporre contenuti per queste vetrine rispetto a comunicazioni rivolte all’intera azienda, permettendo ai team di fornire informazioni più rapidamente a chi ne ha bisogno.
Dedicare risorse per migliorare la User Experience (UX). Rendere la condivisione di informazioni su un’Intranet efficiente il più semplice possibile. L’adozione da parte degli utenti è spesso un ostacolo, ma migliorando la user experience per le attività più comuni è possibile incrementare il tasso di utilizzo.
3: Ricevere maggiore riscontro dai dipendenti.
Il management desidera riscontri dagli impiegati in tempo reale su come migliorare l’azienda. Alcuni feedback arrivano, ma da un numero ridotto di dipendenti, oppure non abbastanza specifici. Creare spazio per le valutazioni potrebbe essere complicato, ma con i canali giusti, come una Intranet efficiente, è possibile potenziare il ruolo dei dipendenti.
Promuovere una survey per raccogliere i feedback dei dipendenti. Sono molti gli strumenti disponibili per creare un form e inviarlo agli utenti. Si possono inviare sotto forma di singola campagna indicando una scadenza per le risposte, oppure creare dei template disponibili per ogni eventuale segnalazione.
Creare opportunità di feedback nel flusso di lavoro quotidiano. Una sfida legata a form e indagini è che tendono a focalizzarsi su ciò che il management desidera sapere rispetto a quello che i dipendenti vogliono condividere. Integrare il processo di feedback a diverse mansioni consentirà di ottenere riscontri in tempo reale.
Una Intranet efficiente si ha quando è personalizzata in base alle esigenze di un’azienda
Non c’è uno strumento digitale che possa risolvere tutti i problemi di comunicazione. La direzione deve incoraggiare l’apertura della comunicazione attraverso cultura aziendale e interazioni personali. Ci sono numerosi metodi informali – incontri, revisioni trimestrali, indagini di fine anno, conversazioni in pausa pranzo – che possono essere rafforzati da una Intranet.
Implementare strumenti bilanciati in base alle esigenze dell’azienda potrà risolvere questi problemi di comunicazione in modo più rapido, incrementando il livello di soddisfazione e la produttività dei dipendenti.
di Andrea Diazzi, Business Development Manager per l’Italia di Liferay
