A partire dal 1° gennaio 2019, la fatturazione elettronica sarà obbligo di legge senza possibilità di proroga.
Come evidenziato dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica ed eCommerce B2B del Politecnico di Milano, “è auspicabile che la fatturazione elettronica diventi uno stimolo per la creazione di una cultura digitale condivisa in Italia. L’idea vincente sarà di uniformare in un unico processo digitale la documentazione in ingresso, in itinere e in uscita delle aziende, creando flussi di lavoro operativi, tracciabili e archiviabili.”
Secondo AXIOMA, azienda italiana che da più di 40 anni fornisce alle aziende soluzioni software per migliorare l’efficienza dei loro processi, questo importante cambiamento non va percepito come un mero adeguamento normativo bensì come un’opportunità per rivedere il livello di innovazione dell’azienda ed evolvere tecnologicamente.
Le aziende esprimono forti preoccupazioni in merito all’impatto che questa novità avrà sull’attività di business, ma così rischia di passare in secondo piano il grande ritorno che i nuovi sistemi implementati avranno sulla produttività delle risorse e sui costi di gestione dell’intero processo ordini-pagamenti.
Se da un lato è vero che andrà inizialmente sostenuto il costo per l’aggiornamento applicativo e per il servizio di conservazione sostitutiva, dall’altro si ridurranno drasticamente i costi accessori (spedizioni, carta…) e si registrerà un notevole risparmio di tempo nel caricamento delle fatture e nella gestione delle relazioni con clienti e fornitori per le verifiche e la rettifica di eventuali errori. Le risorse aziendali fino ad oggi impegnate in questi compiti amministrativi potranno così concentrarsi su attività più strategiche ai fini dell’attività aziendale.
Riprendendo ancora i dati dell’Osservatorio Elettronica ed eCommerce B2B del Politecnico di Milano emerge che il costo di una fattura trattata in maniera tradizionale si attesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro. I risparmi derivanti dall’introduzione della fattura elettronica oscilleranno tra i 5,5 e gli 8,2 euro a singola fattura e dai 25 ai 65 euro per l’intero ciclo dell’ordine, ma solo a condizione che il processo gestionale sia completamente digitalizzato!
“Prima dell’estate, i clienti che ci hanno chiesto informazioni sono stati coloro coinvolti dall’obbligo del 1° luglio, mentre la maggioranza non aveva ancora raccolto informazioni sulla nuova normativa” spiega Andrea Maserati, Presidente di Axioma. “Abbiamo riscontrato fino a quel momento una diffusa disinformazione sull’argomento e la speranza di una proroga ha contribuito ad una generale sottovalutazione delle reali implicazioni di questo cambiamento. Un approccio vero al problema da parte delle aziende più consapevoli si è avuto solo tra la fine luglio e settembre, una volta compresa l’entità del cambiamento normativo e organizzativo. A destare particolare preoccupazione il tema relativo all’assunzione di responsabilità dell’intero processo (soprattutto per l’invio dei dati allo SDI e per la conservazione sostitutiva) e il corretto funzionamento automatico per tutte le casistiche: fermo macchina, esiti di scarto fattura, errori, ecc.”
Fatturazione elettronica: processo gestionale, attraverso la gestione dei documenti
“Quando si parla di fatturazione elettronica si parla di software gestionali per il ciclo attivo e passivo: questa è dunque una grande opportunità per creare efficienza in tutte le fasi e le attività di gestione, utilizzando per il trattamento la gestione dei documenti che però deve essere integrata con l’ERP e colloquiare con l’Intermediario responsabile del colloquio con lo SDI e la conservazione sostitutiva. E non una mera gestione documentale come proposto da molti operatori sul mercato” chiarisce Giorgio Rastrelli, Responsabile dell’area tecnica di Axioma.
La normativa si basa sul concetto di formato standard dei documenti fattura, l’XML, e il primo passo per le aziende deve dunque essere l’implementazione di uno strumento che generi la fattura di vendita dal sistema ERP, che riceva dal Sistema di Interscambio quella passiva – entrambe in XML – e che i due documenti vengano portati in Conservazione sostitutiva. Ma come collegare gli altri documenti che non hanno l’obbligo dell’XML ma fanno parte del fascicolo? Preventivi, ordini di acquisto, ordini di vendita, bolle, fatture estere…In un’ottica di massimizzazione dell’efficienza e digitalizzazione dell’intera area amministrativa, dovranno essere archiviati unitamente alle fatture XML con un sistema documentale.
Tuttavia, ciò rappresenta solo una parte del processo che viene dematerializzato. Se è vero che la fatturazione elettronica riguarda i documenti fattura, va altresì compreso che il processo in sé è prettamente gestionale. Le aziende devono dunque innanzitutto definire i loro obiettivi per quanto concerne il livello di automazione che desiderano ottenere dai moduli software che governano questi processi.
Gestione automatica della fatturazione elettronica: la risposta di Axioma
L’offerta oggi sul mercato di strumenti di Fatturazione Elettronica è estremamente variegata e si rischia spesso di confrontarsi con un fornitore che offre solo una parte del processo. È importante quindi essere ben informati sulla normativa, sui processi coinvolti e, cosa ben più importante, sul livello di automazione che si vuole ottenere nella propria azienda.
Rivediamo il processo:
- per il ciclo attivo: ricevere l’ordine, consegnare la merce o erogare il servizio, generare la fattura, inviarla allo SDI in XML, contabilizzarla, ricevere il pagamento e verificarne la coerenza. Gestire eventuali errori e notifiche che arrivano dallo SDI.
- per il ciclo passivo: generare la richiesta d’acquisto, farla autorizzare, inviare l’ordine al fornitore, ricevere la merce o il servizio, verificare che la bolla sia coerente con quanto ordinato, ricevere la fattura passiva in XML tramite SDI, effettuare il pagamento, contabilizzarla. Gestire eventuali errori e notifiche che arrivano dallo SDI.
A questo punto entra in gioco la decisione chiave: optare per una modalità manuale o automatica? Axioma non ha dubbi “Una gestione del colloquio con lo SDI in maniera manuale aggiunge costi e tempo di risorse umane che cresce in modo proporzionale a seconda della dimensione dell’azienda e del volume di fatture da gestire ed archiviare. Trattare un documento in formato cartaceo, riportano alcune analisi di Google, costa circa 25 euro all’anno, tra stampe, spedizioni, archiviazione, distribuzione…” spiega Maserati.
“Il nostro approccio consente di automatizzare l’intero processo attivo e passivo dall’emissione/ricezione della fattura alla contabilizzazione automatica, dall’invio allo SDI alla gestione delle notifiche e conservazione sostitutiva sia per il ciclo attivo che per il ciclo passivo, supportando così a 360° il cliente e rendendo efficiente la gestione, riducendo i costi. Grazie a questa totale automazione, ad oggi, l’92% dei nostri clienti ha confermato l’aggiornamento dei sistemi applicativi per adeguarsi alla nuova normativa e il 50% lo ha già installato e testato. I nostri modelli applicativi hanno riscosso un grande successo in tutti i settori (Industria, Servizi e Banche) a cui si rivolge l’offerta Axioma, questo grazie all’approccio innovativo e di cambiamento che induce efficienza e risparmi di costi nella gestione aziendale” conclude Maserati.
