Garmin Italia, società globale attiva nel settore della navigazione satellitare, ha scelto di rinnovare il processo di gestione delle note spese aziendali con SmarteEX, App dalla società italiana di sviluppo software Doxinet. Questa soluzione ha offerto a Garmin la possibilità di gestire in maniera digitale e completa le attività legate alla compilazione e all’amministrazione delle note spese dei propri dipendenti.
Da 25 anni Garmin è un’azienda all’avanguardia nello sviluppo di dispositivi GPS e applicazioni progettate per le persone che vivono uno stile di vita attivo. Garmin opera in 5 differenti unità di business: automotive, aviazione, fitness, marine e outdoor.
Per ottimizzare la gestione delle note spese dei propri dipendenti, condotta dall’ufficio Finance attraverso report realizzati mensilmente in Excel, Garmin Italia ha deciso di rivolgersi a Doxinet per introdurre l’App SmartEX e rivoluzionare questa incombenza noiosa rendendola, se non divertente, almeno pratica e veloce. Questo aspetto è stato sottolineato anche dal Financial Controller di Garmin, Marco Saraca, che afferma: “L’adozione di SmartEX ha determinato l’introduzione di un processo più fluido, grazie anche al flusso di informazioni che si genera al cambio dello status della nota spese stessa. Inoltre, ha aiutato a standardizzare i report e le procedure, mentre la possibilità di impostare degli “alert” in grado di segnalare eventuali scostamenti, rende le attività più semplici e veloci sia per chi presenta la nota spese, sia per chi la deve controllare.”
SmartEX permette di dire addio agli scontrini persi o illeggibili: basta infatti una semplice foto scattata con lo smartphone per riprendere scontrini, fatture e ricevute che vengono poi trasmesse e archiviate automaticamente su un server in cloud. La richiesta di rimborso, completa di dati e immagini, viene successivamente inoltrata all’azienda e inserita nel workflow approvativo. Una volta ratificata, viene disposto il rimborso e i giustificativi digitalizzati vengono archiviati nel sistema documentale e portati in conservazione sostitutiva.
I dipendenti di Garmin Italia hanno inizialmente accolto questa nuova modalità di gestione delle note spese con scetticismo, ma “al primo utilizzo si sono resi conto dei benefici in termini di tempo e di correttezza della compilazione della stessa”, sottolinea Saraca. La conferma arriva anche da uno dei commerciali dell’azienda che dichiara “Il vantaggio di poter fotografare e popolare in tempo reale la nota spese fa la differenza ed è l’aspetto rivoluzionario. Lo smartphone è lo strumento di lavoro che abbiamo sempre a portata di mano e un’App Mobile è la soluzione ideale: SmartEX oggi è essenziale e gli aggiornamenti continui stanno migliorando sempre di più l’esperienza d’uso, già comunque decisamente buona.”
SmartEX è un’App ricca di funzionalità, intuitiva e semplice da usare. L’inserimento guidato dei dati e i massimali predeterminati permettono di azzerare le possibilità di errore. Inoltre è una soluzione pre-configurabile a seconda delle esigenze dell’azienda e permette al collaboratore di personalizzare i campi di input, visualizzare l’elenco delle spese sostenute, controllare lo stato delle richieste di rimborso già inoltrate e di calcolare automaticamente i km percorsi tramite Google Maps.
SmartEX è completamente Made in Italy e al momento è disponibile per dispositivi iOS e Android.
