A cura di Giancarlo Soro, Amministratore Delegato di Lexmark Italia
Da quando i computer hanno fatto il loro ingresso in azienda, in molti auspicano l’arrivo del cosiddetto ufficio “paperless”, vale a dire un ambiente in cui l’utilizzo di qualsivoglia supporto cartaceo venga totalmente eliminato. A 40 anni dalla creazione di questo termine e nonostante i grandi progressi tecnologici, la maggior parte dei luoghi di lavoro non è tuttavia vicina a trasformare questo sogno in realtà. La ragione? Indipendentemente dall’avanzamento tecnologico di un’azienda, la carta sarà in un modo o nell’altro necessaria.
Per dare vita a un ufficio “paperless” è necessario un notevole cambiamento comportamentale, e vi sono situazioni nelle quali il digitale non sempre rappresenta la soluzione più adatta. Dalla stampa di contratti che richiedono una firma in calce, alla fornitura di documentazione per un evento di settore, la carta rimane spesso un elemento imprescindibile.
E sebbene il cloud offra molti benefici alla forza lavoro moderna, richiede un nuovo approccio affinché risulti veramente efficace. È indubbio che fornisca gli strumenti per una migliore gestione delle informazioni, ma se le aziende si limitano a utilizzarlo per spostare da offline a online il proprio sistema di archiviazione, non verranno scongiurati ritardi e riduzioni della produttività, dato che i dipendenti faranno fatica a ricordare dove hanno salvato i documenti all’interno di un reticolo infinito di cartelle online.
La nostra crescente esigenza di immediatezza è un altro fattore da tenere in considerazione in questo contesto. I dipendenti vogliono accedere rapidamente ai documenti e ai dati di cui hanno bisogno e quando la gestione elettronica dei dati fallisce, il digitale non sempre arriva in aiuto.
La realtà è data dal fatto che quasi nessuno è pronto o sufficientemente attrezzato per dare vita a un ufficio veramente privo di supporti cartacei. Per questo motivo le aziende dovrebbero guardare al cosiddetto ufficio “paper-light”: una combinazione di carta e digitale, in cui il prendere decisioni più intelligenti sull’utilizzo della carta si traduce in minori costi grazie alla riduzione dell’uso, distribuzione e gestione della stessa.
Si tratta di un modello operativo che ben si adatta alle giovani generazioni che si affacciano sul mondo del lavoro e ai dipendenti di vecchia data. Mentre i millennial si trovano a proprio agio con la fruizione di dati in forma digitale e sono abituati a utilizzare le tecnologie di lettura elettronica e strumenti cloud quali Google Drive, sono ancora molti quelli cresciuti usando la carta, che amano lavorare su qualcosa di tangibile. Vedono i vantaggi del digitale ma riconoscono anche i casi in cui non si può prescindere dal cartaceo.
In che modo quindi le aziende possono dare inizio al proprio viaggio in ambienti che fanno un utilizzo meno intensivo di carta? I Managed Print Service (MPS) sono un ottimo punto di partenza in quanto aiutano a ridurre al minimo il tempo dedicato ad attività relative a documenti e a pratiche di stampa inefficienti.
Con i MPS, le organizzazioni possono beneficiare di visibilità e controllo migliori sull’intero ambiente documentale e, una volta in essere, l’ambiente gestito è in grado di unificare le informazioni di stampa e digitali, il che significa meno dispositivi, meno pagine e una maggiore produttività dei “knowledge worker”.
È un investimento che può contribuire a fornire molti dei benefici offerti da un ufficio “paperless” e, con la vasta gamma di nuove opzioni di stampa disponibili oggi sul mercato, è in grado di garantire notevoli risparmi e aumenti della produttività.
Per concludere, sono passati quattro decenni e l’ufficio “paperless” è ancora un sogno irrealizzabile. Per le aziende è giunto il momento di essere più realistiche e concentrare le energie per diventare paper-light e paper-efficient in modi che siano realizzabili dal punto di vista commerciale e ambientale.
