Synergie Italia ridefinisce il processo di gestione delle note spese aziendali con l’App SmartEX di Doxinet, società italiana di sviluppo software. La soluzione nativa mobile ha offerto a Synergie Italia l’agilità e la flessibilità necessarie per ottimizzare e automatizzare le attività legate alla compilazione e all’amministrazione delle note spese dei propri collaboratori.
Synergie Italia nasce dall’esperienza internazionale di oltre 40 anni del Gruppo Synergie, e offre alle aziende una gamma completa di servizi per la gestione delle risorse umane. Con oltre 5000 clienti, Synergie fornisce consulenza a 360° attraverso un approccio taylor-made che permette di gestire al meglio il capitale più importante di un’azienda: le persone. Synergie offre servizi in ambito: somministrazione, selezione, formazione, ricollocazione, politiche attive e outsourcing.
Prima dell’adozione di SmartEX, la gestione delle note spese veniva condotta dall’ufficio amministrativo/contabilità fornitori attraverso la compilazione di format predisposti in Excel, mentre il controllo e la contabilizzazione venivano effettuati manualmente. Infine, si procedeva all’archiviazione dei giustificativi cartacei. Queste attività richiedevano diverso tempo e l’impiego di risorse interne dedicate.
“Il nostro obiettivo era quello di abbattere i tempi legati a queste attività, attraverso l’automatizzazione dell’intero processo”, sottolinea Alessio Morgera, uno dei referenti dell’ufficio Amministrazione e Finanza di Synergie Italia. “Il nostro ufficio si occupa mensilmente di circa 200 note spese. Dato il volume dei rimborsi e dei giustificativi da verificare, cercavamo una soluzione che permettesse di velocizzare e snellire la gestione delle note spese, agevolando inoltre la fase di autorizzazione. Grazie a SmartEX, oggi siamo riusciti a ridurre dell’80% le tempistiche operative, introducendo controlli sul rispetto delle policy aziendali e sui massimali, con alert automatici che ci permettono di monitorare eventuali scostamenti. Complessivamente, siamo riusciti a semplificare e migliorare qualitativamente e quantitativamente l’intero processo di gestione e i costi derivati.”
La soluzione è pre-configurabile e personalizzabile secondo le esigenze dell’azienda. L’inserimento delle spese è guidato e i massimali predeterminati, per monitorare costantemente le spese e azzerare la possibilità di errore. Ogni spesa viene associata a un’attività, un cliente o un prospect. Il collaboratore è in grado di personalizzare i campi di input, gestire la diaria e calcolare automaticamente i km percorsi tramite Google Maps, oltre che visualizzare l’elenco o i grafici delle spese sostenute e controllare in ogni momento la situazione delle richieste di rimborso già inoltrate.
SmartEX permette di gestire in modo del tutto dematerializzato le note spese e i relativi giustificativi, attraverso la loro conversione sostitutiva secondo quanto previsto dalla risoluzione 96/E/2017 dell’Agenzia delle Entrate. Al termine del processo approvativo, SmartEX genera report dettagliati delle pratiche corredati dalle immagini dei giustificativi, per la successiva archiviazione sostitutiva e l’eliminazione definitiva del cartaceo. In più, consente la riconciliazione con le carte di credito e genera un flusso di dati che vanno ad alimentare l’ERP e il sistema paghe già in uso in azienda, a completamento del processo di rimborso.
SmartEX è completamente Made in Italy e al momento disponibile per dispositivi iOS e Android.
