3. Strumenti delle PR Tradizionali – Il Comunicato Stampa

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Nel precedente articolo abbiamo cominciato a capire che vi sono utili strumenti da utilizzare nelle PR Tradizionali. Questi strumenti, anche se non direttamente usati nelle Digital PR, sono importanti da imparare e conoscere perché formano la base della Comunicazione odierna.

Il Comunicato Stampa, o “press release”, è il primo basilare strumento che il PR ha a disposizione per “comunicare” qualcosa.

Va da sé che dovrà essere scritto non solo in un italiano perfetto (consecutio temporis, frasi grammaticalmente corrette, ecc.), e dovrà contenere non solo i messaggi che intendiamo trasmettere, ma nel linguaggio più appropriato e con le strategie comunicative che saranno alla base di tutta la Campagna PR. Il tutto condito anche da un po’ di fantasia che non guasta mai.

Se stiamo parlando di flange per apparati di estrazione di petrolio, useremo ovviamente un linguaggio tecnico e appropriato, perché il nostro pubblico di riferimento sarà estremamente istruito nella materia. Diversamente, se stiamo annunciando il lancio di un videogioco per bambini, il linguaggio dovrà essere semplice, intuitivo e a portata di “mamma”. Ricordo inoltre che è importante la differenza di linguaggio scritto e parlato. Non si deve mai scrivere un comunicato stampa come se lo stessimo raccontando a voce.

Pensate che mediamente un giornalista riceve in media dai 100 ai 150 comunicati stampa al giorno. Come faremo quindi ad attirare subito la sua attenzione, secondo voi? Con dei semplici accorgimenti che andiamo ad approfondire qui di seguito.

Ricordiamo che un Comunicato Stampa deve contenere informazioni interessanti, e possibilmente non ripetitive che riprendono concetti già detti e stradetti in comunicati inviati precedentemente.

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Titolo – Dev’essere accattivante, non dev’essere lungo, deve fornire subito la notizia. Non fate titoli dove non si dice nulla (es. “Questo Natale regalati qualcosa di speciale” non fornisce il soggetto del Comunicato, e il giornalista non diventa curioso, s’innervosisce e non lo leggerà). Il titolo sarà poi utilizzato nell’email che andremo a spedire. Ecco perché non deve essere eccessivamente lungo, altrimenti verrebbe inevitabilmente tagliato nell’anteprima.

Sottotitolo – Riassume l’intero comunicato stampa, condensando in poche righe il succo della notizia. Un buon Titolo e Sottotitolo attirano l’attenzione del giornalista, e garantiscono la conseguente realizzazione di una news o approfondimento.

News – In queste poche righe di apertura, al massimo 10 righe, dovete scrivere la news con tutte le informazioni principali e i concetti da trasmettere, ovviamente iniziando con il luogo di origine della news e la data. Un giornalista non perde tempo a leggere tutto il comunicato stampa fino alla fine per trovare gli argomenti che più gli interessano. Non fategli perdere tempo, ditegli subito ciò che volete dire, lui l’apprezzerà. La notizia si deve comporre di vari paragrafi, più o meno titolati, che approfondiscono la notizia e la espandono per renderla il più possibile completa ed esaustiva. Generalmente nel secondo paragrafo della news si inserisce uno o più virgolettati del manager che presenta la news al mercato, aggiungendo qualcosa relativamente a una strategia aziendale, una partnership, o a una tecnologia implementata per fornire un miglior servizio all’utenza finale. Il virgolettato dev’essere ovviamente scritto e/o approvato dall’interessato.

La notizia si conclude sempre (ove possibile, ovviamente) con il prezzo del prodotto annunciato, o comunque il prezzo del servizio, e le informazioni dove poter approfondire la notizia maggiormente. Generalmente si forniscono gli indirizzi Internet del sito web dell’azienda o del prodotto, e la pagina Social, e possibilmente un link per gli assets (immagini, video da utilizzare a mezzo stampa).

Piedino o Boiler Plate – È il piedino UFFICIALE dell’azienda. È importante che sia approvato dall’Azienda che fornisce la news, in quanto potrebbe contenere dati sensibili. Ci sono aziende quotate in Borsa, e se si immettono informazioni errate che vengono pubblicate, questo potrebbe ricadere sulla quotazione del Titolo in Borsa con danni gravissimi per l’Azienda stessa. Quindi fatevelo sempre approvare, o fatevelo fornire. Se siete degli interni dell’azienda, ovviamente fatevelo controllare dal vostro legale di fiducia, o comunque dal vostro CEO.

Infine, è buon costume non spedire comunicati stampa ogni giorno, non solo per non intasare la posta elettronica dei poveri giornalisti, ma soprattutto per non “cannibalizzare” le notizie che intendiamo comunicare.

Di solito la spedizione per email la effettuo in questo modo. Il testo del comunicato stampa lo copio nell’email stessa, e in allegato inserisco solo assets utili e a corredo del Comunicato Stampa. Non allego mai il comunicato in formato PDF (non serve più a nulla ormai). Gli assets, comunque, non devono pesare più di 10MB complessivamente, questo per evitare di intasare i server di posta elettronica dei giornalisti che riceveranno il messaggio. Convertire quindi le immagini in formato .jpg per renderle più leggere, o fornire un indirizzo internet dove poterle scaricare in alta risoluzione.

Ultima ma non meno importante nota: gli indirizzi dei destinatari non si mettono mai in chiaro. Sempre in ccn. Se la vostra mailing list dovesse essere composta da numerosi indirizzi email, consiglio di non effettuare un invio unico, ma spezzettando gli indirizzi dei destinatari in tanti micro gruppi, così da evitare di essere bannati dall’anti spam. Utili sono quei servizi offerti da service provider come Aruba, dove è possibile creare una mailing list ad hoc caratterizzata da unico indirizzo email. In questo modo ci penserà il service provider ad effettuare l’invio sollevandoci dal problema.

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