Internet in azienda è un bene primario che va gestito nel modo migliore al fine di evitare situazioni spiacevoli tra datore di lavoro e dipendenti in merito alla questione della privacy e del trattamento dei dati personali e d’ufficio. Pressoché tutte le società dispongono di una connessione di rete nei propri uffici, gestiscono online pratiche e procedure, selezionano prodotti performanti anche con l’ausilio di comparatori di servizi di rete come supermoney.eu. Internet è una realtà consolidata e, in quanto tale, deve essere sottoposta a un regime di regolamentazione efficace.
Internet in azienda: protezione del lavoratore e della privacy
A tracciare le linee guida su una corretta gestione di internet in azienda ci ha pensato il Garante della Privacy, che ha realizzato un vademecum per chiarire quali condotte e provvedimenti devono essere assunti dal datore di lavoro nei confronti dei propri dipendenti, per assicurare le giuste tutele e stabilire con chiarezza divieti ed eventuali provvedimenti disciplinari.
Possibilità di effettuare controlli
Secondo quanto stabilito dalla guida, il datore di lavoro ha facoltà di effettuare regolari controlli, purché essi siano eseguiti ai fini di garantire la sicurezza in ufficio. Tali controlli, inoltre, devono essere concordati con il sindacato. Il dipendente deve essere informato sulla possibilità che vengano effettuate delle verifiche, deve conoscere le modalità di utilizzo degli strumenti messi a disposizione nell’area di lavoro e le sanzioni previste in caso di mancato rispetto di quanto stabilito.
Obbligo antivirus
Il datore di lavoro deve provvedere alla messa in sicurezza dei dispositivi informatici presenti in ufficio. I dati devono essere tutelati tramite l’installazione di antivirus e firewall in grado di proteggere da minacce di crimini informatici.
Cancellazione dei dati
I programmi installati sui computer aziendali e messi a disposizione dei dipendenti devono essere impostati in modo da eseguire la cancellazione automatica dei dati ritenuti non necessari ai fini delle usuali pratiche di lavoro come, ad esempio, i cookie.
e-mail aziendale
la gestione delle e-mail è un tema delicato. Da una parte, infatti, la corrispondenza personale è tutelata dalla Costituzione italiana. D’altra parte, le società devono avere la possibilità di accedere a informazioni ritenute utili per il normale svolgimento delle attività aziendali. Per tanto, è opportuno che l’azienda fornisca ai propri dipendenti un indirizzo e-mail aziendale personale e/o d’ufficio. Il datore di lavoro può comunque richiedere ai propri dipendenti di utilizzare l’e-mail personale con finalità lavorative all’interno dell’azienda.
In caso di assenza del dipendente, occorre redigere un verbale in cui si designa un delegato che abbia possibilità di accesso all’e-mail aziendale del collega assente. In caso di assenza imprevista, se il lavoratore non è in grado di fornire tale documento, il datore di lavoro può designare un funzionario che gestisce la posta del collega assente.
Download e svaghi
Il datore di lavoro deve specificare quali siti, piattaforme, programmi, attività siano da considerare vietati all’interno dell’ufficio. Attività ludiche (ad esempio l’accesso ai social network) e operazioni di download devono essere espressamente autorizzate dal datore di lavoro.
