[section_title title=Il Travel Management nella Pubblica Amministrazione: serve più tecnologia – Parte 2]
Esiste poi una difficoltà di integrazione tra sistemi informativi diversi, dichiarata dal 33% degli intervistati, a cui fanno seguito eccessivi tempi amministrativi per gestire il processo delle trasferte (31%) spesso dovuti a un’elevata frammentazione delle funzioni ICT, alla mancanza di eterogeneità dei processi e, in alcuni casi, dall’assenza stessa di specifiche soluzioni a supporto. Ciò comporta anche una difficoltà di contabilizzazione dei documenti relativi alle trasferte e dei pagamenti puntuali dei fornitori (8% per entrambi), fino ad arrivare al 4% della Pubbliche Amministrazioni che dichiarano di non avere nessun tipo di controllo sulla spesa.
Se si analizza più da vicino la ‘maturità digitale’ del settore pubblico e quindi il livello di adozione di strumenti IT nella gestione delle trasferte ci si rende conto che essi sono già stati introdotti in quasi la metà dei rispondenti, sia per quanto riguarda la prenotazione dei viaggi (45%), sia per la gestione dei rimborsi delle spese (43%). Tra gli Enti non ancora informatizzati è forte l’interesse verso questo tipo di soluzioni, soprattutto a supporto della gestione dei rimborsi spese (41%).
Due gli obiettivi principali delle Pubbliche Amministrazioni: raggiungere una maggiore efficienza interna dei processi di contabilizzazione e gestione delle spese e ridurre gli esborsi personali dei dipendenti in missione.
Dalle risposte emergono chiari due obiettivi che le Pubbliche Amministrazioni si pongono come prioritari: il primo è una maggiore efficienza interna raggiungibile attraverso un controllo sulle spese (38%) e una contabilizzazione chiara, trasparente ed efficace (48%) grazie all’introduzione di soluzioni IT integrate (42%). L’altro è dato dal livello di servizio offerto ai dipendenti (indicato dal 42% degli enti) che punta a eliminare gli esborsi personali di denaro, con l’uso di soluzioni di pagamento elettronico.
Secondo Paolo Catti, Direttore della Ricerca degli Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano, “E’ interessante notare come nella PA italiana si stia assistendo a una crescente sensibilità nei confronti degli strumenti ICT a supporto dei processi, anche quelli di gestione di viaggi e missioni. I principali sviluppi futuri si basano sull’introduzione di innovazioni digitali, che prevedono una revisione dei processi di gestione dei rimborsi spese e delle prenotazioni e di strumenti di pagamento elettronico per le spese di viaggi/missioni, che consentirà di ridurre l’esborso personale dei dipendenti”.
Pagamenti elettronici e carte di credito virtuali sono gli strumenti abilitanti per una gestione ottimale delle spese di trasferta.
Nello studio appare costante il concetto di come una gestione più efficiente delle spese di viaggio passi attraverso l’introduzione di strumenti che da un lato facilitino il controllo, la trasparenza e l’integrazione dei sistemi dell’Ente e dall’altro riducano l’esposizione economica diretta del personale. Tra gli strumenti per la realizzazione di una Pubblica Amministrazione sempre più digitale e una gestione delle spese di viaggio sempre più efficiente, un ruolo strategico è giocato dai pagamenti elettronici e tra questi le carte di credito virtuali e carte lodge, il cui utilizzo facilita la messa a punto di processi fortemente automatizzati per la gestione dei pagamenti dei fornitori, la riduzione degli anticipi delle spese di trasferta da parte dei dipendenti e la loro riconciliazione.
Ma quanto il settore pubblico conosce ed è pronto alla loro adozione per gestire le spese di viaggio? Tra gli Enti rispondenti, il 44% conosce l’esistenza di soluzioni di pagamento virtuali ma il loro livello di adozione è pressoché nullo. Il 15% ha adottato carte di credito corporate intestate al dipendente oppure all’ente stesso (15%), e un ulteriore 11% sta valutando la loro introduzione. Colpisce la percentuale del 24% di chi non ha nessun interesse verso questo genere di soluzioni di pagamento, che potrebbero invece risolvere le criticità legate all’anticipo delle spese da parte del dipendente, come rivelano le aspettative degli intervistati che si auspicano un aumento degli anticipi diretti degli Enti in fase di prenotazione e un utilizzo delle carte di credito gestite centralmente durante le missioni.
