Tra gli obiettivi della PA il 42% punta a ridurre i tempi di gestione con l’introduzione di soluzioni IT, il 48% a raggiungere una contabilizzazione chiara delle spese e il 38% un controllo sulla gestione delle stesse per un’amministrazione più efficace, veloce e trasparente delle spese di viaggio 


[section_title title=Il Travel Management nella Pubblica Amministrazione: serve più tecnologia – Parte 1]

Ottimizzare i processi e ridurre i costi è il compito che le Pubbliche Amministrazioni italiane oggi sono chiamate a svolgere mettendo in atto politiche di miglioramento degli investimenti a tutto campo, le quali devono anche essere in grado di preservare e garantire la qualità dei servizi pubblici erogati sia nei confronti dei cittadini, sia dei dipendenti. Come è possibile vincere una sfida tanto ardua? 
Puntare all’efficienza dei processi interni è il primo passo, già iniziato in alcuni settori della PA, verso lo sviluppo di strategie di risparmio e miglioramento; il secondo è dotarsi di una tecnologia e soluzioni adeguate che siano in grado di efficientare e semplificare determinati processi amministrativi. 
In uno scenario particolarmente complesso e frammentato come quello della PA italiana, AirPlus International Italia – multinazionale specializzata in soluzioni di pagamento e analisi delle spese di viaggio d’affari – in collaborazione con gli Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano e Forum PA ha sviluppato la ricerca “Il Travel Management nella PA”, una fotografia attuale dei trend e dei bisogni della PA in tema di gestione e pagamento delle spese di viaggio. A fronte della revisione di spesa, lo studio evidenzia le necessità del settore pubblico di attuare processi amministrativi integrati capaci di favorire i principi di correttezza amministrativa, trasparenza, efficacia ed efficienza anche nell’ambito viaggi e trasferte, facendo uso di soluzioni tecnologiche abilitanti, quali i pagamenti elettronici.

Gestione delle trasferte: uno scenario diviso tra chi si avvale dell’intermediazione delle agenzie di viaggi (38%) e chi delega prenotazione e organizzazione della trasferta ai singoli dipendenti (33%). Il 41% del personale in viaggio anticipa le spese di prenotazione, nel 46% vengono, invece, pagate, dall’agenzia di viaggi.

Lo studio, condotto su 67 enti del settore pubblico appartenenti alla PA centrale, locale, enti di ricerca, Agenzie Governative e Sanità, ha mostrato come il 38% delle istituzioni si avvalga dell’intermediazione di un’agenzia di viaggi, centralizzando su di essa le fasi di prenotazione e organizzazione, e il 46% degli Enti demandino alle Travel Agency l’aspetto di gestione del pagamento delle spese pre-viaggio. Sono il 33% le istituzioni che hanno dichiarato che l’organizzazione e la prenotazione è affidata, invece, ai singoli dipendenti.

Oltre una pubblica amministrazione su quattro (29%) afferma, infine, che nella propria struttura esiste un ufficio con funzioni di travel management, deputato all’organizzazione delle trasferte.

Quasi la metà dei dipendenti pubblici anticipa le spese di prenotazione delle trasferte e circa la totalità se ne fa carico durante il viaggio
. Proprio l’aspetto della gestione dei pagamenti dei viaggi diviene un fattore critico per molte PA che non hanno ancora introdotto sistemi digitali unici, completi e integrati per l’amministrazione di quest’area. E’ durante la trasferta che il dipendente pubblico si fa maggior carico dei costi: infatti, nel 92% degli intervistati le spese “on trip” vengono pagate direttamente dai dipendenti pubblici in missione di lavoro.

Il 61% riconosce nell’esborso da parte dei dipendenti la principale problematica legata alla gestione delle trasferte.

Ne consegue che in ambito travel management l’esborso economico personale dei dipendenti in trasferta viene segnalato dai rispondenti (61%) come la principale criticità a cui le Pubbliche Amministrazioni oggi devono far fronte e le cui cause sono da ricercare nelle modalità stesse di gestione delle spese di viaggio.

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