La fatturazione elettronica, ossia quel processo che rende digitale l’intero ciclo di vita delle fatture, sta diventando un elemento fondamentale per il rilancio del nostro Paese e dell’Unione Europea. Oltre che rendere più efficiente l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fatture, i risparmi economici derivanti da questa pratica sarebbero veramente significativi: secondo una recente ricerca Ricoh, le aziende europee potrebbero ottenere risparmi dal 60% all’80% abbandonando i tradizionali processi basati sui documenti cartacei in favore della fatturazione elettronica e i medesimi benefici sarebbero validi anche per la Pubblica Amministrazione. Il report di Ricoh fa notare che sono in particolare le Pmi a riconoscere la necessità di adottare soluzioni per la fatturazione elettronica con l’obiettivo di soddisfare le esigenze dei clienti, restare competitive e ridurre i costi. Secondo il report quest’anno circa un quarto (24%) delle fatture e di altri documenti contabili verrà gestito elettronicamente e 6 miliardi di documenti verranno scambiati elettronicamente in Europa. Vi sarà inoltre un aumento annuale del 22% delle fatture elettroniche e dell’e-billing sia nelle aziende sia nel Settore Pubblico.
Si tratta di cifre significative che non possono essere ignorate in un periodo di crisi come quello in cui stiamo vivendo: fortunatamente il Governo italiano sembra averlo capito, tanto che l’e-invoicing è stato inserito nel pacchetto Agenda Digitale dell’Agenzia per l’Italia Digitale. L’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione coinvolge oggi circa 18 mila uffici pubblici, ma il 31 marzo 2015 il vincolo sarà esteso a tutti quei dipartimenti ancora esenti dal decreto del Presidente della Repubblica 633/72 entrato in vigore il 6 giugno 2014. Tra circa tre mesi sarà quindi il turno dei Comuni, delle Province, delle Regioni, delle Università e degli Enti della Sanità ad accettare fatture soltanto in formato elettronico.
La norma vigente coinvolge pertanto direttamente la PA, ma ricade anche su imprese e fornitori della Pubblica Amministrazione che dovranno così dotarsi di servizi e soluzioni che permettono di rendere elettronica una fattura (formato XML), firmala digitalmente, inviarla al Sistema di Interscambio e conservarla in digitale. Una trasformazione che le imprese italiane – anche con il supporto di partner specializzati – devono affrontare al più presto se vogliono beneficiare degli stessi vantaggi ottenuti dalla Danimarca: un risparmio di 150 milioni di euro per lo Stato e di 50 milioni per le aziende. Sino ad oggi, secondo la ricerca Ricoh, in Italia i risparmi derivanti dall’e-procurement hanno toccato quota 3 miliardi di euro. Addirittura, sulla base delle stime dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, se solo il 20% dei pagamenti tra le imprese italiane avvenisse elettronicamente, si potrebbero risparmiare ulteriori 3 miliardi di euro e ben 60 miliardi se questa tecnologia interessasse tutte le transazioni.
Secondo Ricoh, l’e-invoicing supporta l’Agenda Digitale dell’Unione Europea e il suo obiettivo di creare una Pubblica Amministrazione paperless in tutto il continente. Questo è un riconoscimento positivo del progresso conseguito a livello pan-europeo, un progresso che avvicina le organizzazioni alla creazione di un mercato digitale unico.
“Risulta chiaro che per entrare nell’era digitale e mantenere il proprio vantaggio competitivo, le aziende di piccole e grandi dimensioni non possono più ignorare il potenziale della fatturazione elettronica. – ha dichiarato Martin Hurley, Vice President and General Manager, Outsourcing Services di Ricoh Europe – Tra i principali vantaggi apportati dalle tecnologie vi sono: migliore visibilità del cash-flow e dell’approvazione delle fatture e riduzione del tempo impiegato per le attività amministrative. Il passo successivo per le aziende riguarda l’accelerazione del viaggio verso la piena digitalizzazione, un viaggio che comincia sempre con una revisione dei processi, dei sistemi tecnologici e delle modalità lavorative esistenti”.
