Una ricerca pubblicata da Ricoh Europe mette in evidenza come in Europa l’Istruzione sia il settore di mercato maggiormente frenato da modalità di lavoro ormai superate faticando a tenere il passo con l’evoluzione tecnologica. L’88% degli intervistati di questo settore ha affermato che questa situazione impedisce di raggiungere i livelli di efficacia e di efficienza che si potrebbero invece ottenere e che avrebbero un impatto positivo sulla qualità dei servizi formativi.

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Le scuole e gli studenti si aspettano un contesto di apprendimento moderno, mobile e interattivo. Per il settore dell’Istruzione e della Formazione è quindi sempre più importante riuscire a tenere il passo con le nuove tecnologie”, commenta Carsten Bruhn, Executive Vice President di Ricoh Europe. “Aumentare l’efficienza e la qualità dei servizi è possibile solo se i miglioramenti conseguiti grazie all’IT sono integrati e trasversali a tutta l’organizzazione”.

L’89% degli intervistati del settore dell’Istruzione e della Formazione afferma di gestire molte attività mediante dispositivi mobili per cui è necessario che vengano adottate tecnologie innovative per agevolare queste nuove modalità operative. Il 77% degli intervistati dice di avere a disposizione sistemi tecnologici di ultima generazione, ma le loro potenzialità sono frenate da sistemi di back end non aggiornati. Questo non permette di fare leva sulle potenzialità di dispositivi quali gli smartphone e i tablet per migliorare i workflow documentali. Se le tecnologie non vengono correttamente integrate nei flussi documentali, i dipendenti non sono in grado ad esempio di condividere le informazioni in maniera efficace e di aggiornare i fascicoli degli studenti in tempo reale; questo può causare duplicazioni e minacce alla sicurezza.

Un altro dato che può destare preoccupazione riguarda il fatto che oltre un terzo degli intervistati di questo settore (73%) afferma che la propria azienda investe in nuove tecnologie prima di aver sfruttato a pieno il potenziale di quelle esistenti. Con l’attuale contrazione dei budget è importante che le istituzioni scolastiche traggano il maggior vantaggio possibile dalle tecnologie a disposizione prima di investire in nuovi sistemi e dispositivi.

Serve a poco dotarsi di nuove tecnologie se queste non sono integrate nell’infrastruttura IT della scuola o dell’università e il personale non riesce ad accedere alle informazioni, nel corretto formato e al momento giusto, e a condividere la conoscenza. Per raggiungere questo obiettivo le aziende dovrebbero rivedere le tecnologie e i processi documentali facendo in modo che i due ambiti siano integrati per supportare gli obiettivi di business”, afferma Carsten Bruhn. “L’ottimizzazione dei workflow aumenta la produttività degli insegnanti che possono dedicare il proprio tempo per migliorare i metodi di insegnamento anziché nella ricerca e nell’archiviazione di documenti e fascicoli”.