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Per realizzare un business ‘sano’ è importante coniugare obiettivi di profitto con obiettivi di sostenibilità ambientale e, più in generale, di Responsabilità Sociale. Ecco perché Ricoh integra il proprio commitment verso l’ambiente all’interno delle strategie di business e propone al mercato soluzioni e servizi grazie ai quali le aziende possono ridurre l’impatto ambientale dei processi documentali e allo stesso tempo ottenere una significativa riduzione dei costi.

Inversioni di tendenza

Dal “Ricoh Document Governance Index 2012” emerge che negli ultimi anni si è verificata un’inversione di tendenza per quanto riguarda le priorità relative alla gestione dei processi aziendali, con nuovi obiettivi che sostituiscono i target che prima erano prioritari.

Tra gli aspetti maggiormente penalizzati in questa inversione di tendenza – spiega Roberto Ghibaudo, Direttore Service, Quality and Environment di Ricoh Italia – vi sono la sostenibilità ambientale e l’efficienza energetica che sono scese nella scala delle priorità delle aziende che stanno rivolgendo l’attenzione ad altre aree, quali ad esempio la gestione del rischio di business. I risultati del “Ricoh Document Governance Index 2012” sono stati paragonati con altri studi Ricoh del 2009 e del 2011. Dal confronto emerge come, rispetto al passato, solo il 39% dei responsabili aziendali del campione pensa di aver superato la sfida della sostenibilità ambientale relativamente ai processi documentali e per il 22% la situazione nel corso degli ultimi anni è addirittura peggiorata. In Italia la percentuale delle aziende che sono riuscite a rendere i processi ecosostenibili scende al 25%. La situazione varia poi molto a seconda del settore di mercato: ad esempio, la maggior parte delle aziende dei settori dell’energia e dei servizi dichiara di aver reso sostenibili i processi documentali, mentre solo un quarto delle aziende del settore legale può affermare la stessa cosa”.

Nonostante questa variazione di priorità dovuta al contesto di mercato, le aziende hanno ormai maturato la convinzione che business e sostenibilità siano “due facce della stessa medaglia”. Se la situazione economica porta le aziende a focalizzarsi su obiettivi di breve periodo quali la riduzione dei costi e la gestione del rischio, cresce la consapevolezza che il successo delle aziende nel lungo periodo non possa prescindere dall’integrazione del commitment ambientale nelle strategie di business.

Essere “green” genera impatti positivi sul business

Il “Ricoh Document Governance Index 2012” e i precedenti studi mostrano come le aziende trovino a volte difficoltà a stabilire obiettivi “green” e ad analizzare le implicazioni ambientali della governance documentale, tra cui i consumi energetici ed il riciclo. Generalmente non vengono monitorati neppure i processi di natura più strategica e ci si affida alla sensibilità dei singoli dipendenti. Questo approccio non consente di cogliere interessanti opportunità in termini economici e le aziende rischiano di perdere i benefici derivanti da una strategia volta alla sostenibilità ambientale e al contenimento dei costi.

Sostenibilità e Business – afferma Massimo Pilla, TQM/CSR & Environment Manager di Ricoh Italia – sono due aspetti strettamente correlati. Trovare un equilibrio è possibile individuando progetti che siano in grado di portare a risultati ambientali ed economici e implementando strategie strutturate a supporto del raggiungimento di questi obiettivi. Alle aziende che decidono di attuare queste iniziative consiglio di affidarsi a partner che siano in grado di compiere una valutazione e una analisi di tutti gli aspetti connessi: dai costi dell’investimento alle risorse necessarie, dagli obiettivi che si vogliono raggiungere alle metriche per la misurazione dei risultati. Se questi aspetti non sono chiari e ben definiti è difficile gestire il progetto e ottenere benefici nel medio-lungo termine. Una volta definita la strategia è importante procedere in modo graduale misurando in maniera costante i target raggiunti in un’ottica di miglioramento continuo”.

Una gestione documentale economica ed eco-compatibile. Questa è, in sintesi, la proposta Ricoh, che consente alle aziende di ridurre i costi e l’impatto ambientale dei processi documentali. Il Sustainability Optimisation Programme di Ricoh è stato sviluppato per consentire alle aziende di rendere sostenibile la gestione dei documenti riducendo l’impatto ambientale e i costi di questi processi. I risultati che le aziende ottengono sono quantificati e certificati. Ai clienti viene rilasciato un certificato che mette a confronto la situazione di partenza (as is) con quella successiva all’implementazione del progetto (to be) e attesta la riduzione dell’impatto ambientale.