Per il 41% dei dirigenti i problemi tecnici costituiscono la sfida più rilevante

Meeting improduttivi? Successo aziendale in pericolo

Meeting e riunioni sono lo strumento con cui si prendono le decisioni strategiche più importanti per l’azienda. I dirigenti trascorrono in riunione una quantità di tempo superiore alla media degli altri professionisti. Forrester Consulting è stata incaricata dall’azienda svizzera Sherpany, fornitrice di un software specializzato in gestione delle riunioni, di indagare sull’efficienza dei meeting e su cosa è cambiato a seguito della pandemia da COVID-19. Ai fini dell’analisi, è stato preso in esame il comportamento in sede di riunione di un totale di 266 dirigenti (C-level o vice presidenti), appartenenti ad aziende di Belgio, Francia, Germania, Italia e Gran Bretagna con più di 1.000 dipendenti.

I manager ora si riuniscono ogni settimana: cinque volte più di prima

Con l’inizio della pandemia da COVID-19, il comportamento dei manager riguardo alle riunioni è cambiato. Se le riunioni di management bisettimanali sono aumentate di quasi il 10%, la frequenza delle riunioni settimanali è quasi quintuplicata, passando dal 4% al 19%. Allo stesso tempo, le riunioni più dilazionate nel tempo sono diminuite significativamente: le riunioni mensili sono diminuite del 14%, mentre la frequenza delle riunioni trimestrali si è quasi dimezzata, attestandosi a quota 11% sul totale degli incontri.

Riunioni produttive per decisioni cruciali

Nello studio, la maggioranza degli intervistati sottolinea l’importanza delle riunioni di direzione per il raggiungimento di decisioni vitali per il business. La pianificazione strategica è valutata come particolarmente importante dal 91% degli intervistati, che trova i meeting perlopiù produttivi (71%). D’altra parte, l’impatto degli incontri è considerato minore nei settori: struttura organizzativa e sviluppo del personale (56%), fusioni e acquisizioni (52%), strumenti e risorse (48%). In questi casi, gli incontri sono considerati produttivi solo dal 40-45% degli intervistati.

Le riunioni inefficienti hanno dirette conseguenze sul successo aziendale

Esiste un legame diretto tra le riunioni improduttive e la performance generale di un’azienda. E questo si riflette nell’importanza che i dirigenti intervistati associano alle riunioni strategiche. A causa delle riunioni improduttive, il 46% degli intervistati si aspetta di perdere il suo vantaggio competitivo, il 41% è più lento a reagire ai cambiamenti e il 39% ha riscontrato la perdita di opportunità di mercato.

Queste criticità prima, durante e dopo le riunioni limitano la produttività

Cosa impedisce ai manager di tenere riunioni produttive? Quasi tutti gli intervistati hanno affermato di affrontare alcune sfide sia prima che durante e dopo le riunioni di direzione. Per il 41% di loro, i problemi tecnici durante la riunione costituiscono la sfida più rilevante, seguita dalla mancanza di informazioni utili per potersi preparare alla riunione (39%). Il 38% afferma che durante la riunione non c’è abbastanza tempo per discutere tutti i punti all’ordine del giorno. Dopo l’incontro, il 37% sottolinea l’esigenza di una panoramica più chiara delle decisioni prese.

La tecnologia come soluzione al problema

“La pandemia da COVID-19 ha cambiato in modo permanente molte aree della vita, sia private che pubbliche: e questo vale anche per la cultura delle riunioni nella maggior parte delle aziende. I manager devono imparare a prendere decisioni strategiche ancora più velocemente. Inoltre, le riunioni non possono semplicemente passare dalla modalità in presenza a quella digitale. Per proteggere loro stessi e le loro aziende, i dirigenti dovrebbero assicurare la preparazione di un’agenda delle riunioni, definire espliciti obiettivi, e misurare regolarmente la produttività delle riunioni per identificare in anticipo i problemi e prendere opportune contromisure. Abbiamo le capacità tecnologiche per risolvere questi problemi: perché non usarle?” – afferma Tobias Häckermann, CEO di Sherpany.