L’esplosione dello smart working ha scatenato un incremento vorticoso nei contenuti, nelle comunicazioni digitali e nella digital collaboration. I dati resi noti dalla Banca d’Italia parlano chiaro: la percentuale di lavoratori in smart working è cresciuta dall’1,4% del secondo trimestre del 2019 al 14,4%dello stesso periodo del 2020. In valore assoluto si tratta di meno di 200 mila lavoratori due anni fa contro 1,8 milioni di persone che hanno cominciato a lavorare da casa l’anno scorso. Dal punto di vista delle aziende, se nel 2019 il 28,7% di imprese private ne faceva uso, nel 2020 sono aumentate fino all’82,3%.
Un incremento che sta mettendo comprensibilmente a dura prova le aziende che cercano di gestire e mantenere la conformità a fronte di un aumento dei volumi di comunicazione.
Sono tre in particolare le sfide principali legate a sicurezza e compliance innescate dalla crescente domanda di digital collaboration ed esistono risorse che consentono di affrontarle senza problemi.
- Catturare dati provenienti da tutti i canali
Nell’ottobre 2020, gli utenti attivi giornalieri su Microsoft Teams sono saliti alle stelle, fino a 115 milioni. Nelle prime settimane di lockdown, Slack ha aggiunto 7.000 clienti solo negli Stati Uniti. La dipendenza esponenziale da strumenti di collaborazione digitale, quali per esempio le piattaforme sopra citate, aggiunge un’enorme complessità alla necessità di compliance per conservare, supervisionare e rivedere i contenuti per garantire il rispetto dei requisiti normativi.
Gli elementi chiave di una soluzione che può affrontare queste complessità includono:
- Il giusto connettore in grado di catturare contenuti su tutti i canali di comunicazione
- Sistemi a valle che ricevono i contenuti in modo accurato
Accesso efficiente ai contenuti per revisori e supervisori
- Valutare l’esposizione rispetto ai social media
Dipendenti e clienti sono diventati completamente digitali e per avere successo in un mercato sempre più digitalizzato, le aziende devono raggiungere i clienti sui canali in cui trascorrono gran parte del loro tempo: i social media. Secondo il più recente report firmato We Are Social/Hootsuite le persone che hanno frequentato le piattaforme social nel 2020 sono aumentate del 13%, arrivando complessivamente a 4,2 miliardi. Con il numero di utenti, è incrementato anche il tempo speso, in costante crescita annuale. La media è di 2 ore e 25 minuti al giorno a utente.
Tuttavia, in alcuni settori l’attività dei social media è pesantemente regolamentata. Le organizzazioni si trovano strette tra le richieste del marketing e i requisiti di conformità. Man mano che l’azienda si espande, deve assicurarsi di poter applicare policy in linea con normative specifiche, legate alla protezione dei dati e della privacy online, prima tra tutti il GDPR.
- Tenere una traccia cartacea per conformità e conservazione
Se un’organizzazione può costruire un processo efficace e funzionale, implementarlo nella realtà è altrettanto importante, se non di più. Poter accedere rapidamente a una documentazione cartacea è essenziale in caso di audit o indagine, ma inserire questa capacità in un programma di compliance non è facile. Anche se il software e le piattaforme funzionano bene, un monitoraggio continuo su falle e interruzioni di servizio è essenziale. Molte aziende semplicemente non sono preparate per questo tipo di controllo.
Prima di iniziare ad affrontare queste tre sfide legate alla digital collaboration, è importante fare un po’ di scouting. Le aree chiave da esplorare sono:
- Come comunicano le persone? Quali piattaforme usano i dipendenti per lavorare? Vanno considerati sia i canali ufficialmente adottati come Zoom e Slack, che quelli non ufficiali come OneDrive.
- Quanto sono organizzate le aziende per gestire nuovi tipi di contenuti? I dipendenti non si scambiano solo testo, ma anche video e grafica.
- Come vengono confezionati ed elaborati i contenuti? Lacune e incoerenze nel modo in cui il contenuto viene catturato potrebbero creare problemi.
A cura di Luca Maiocchi, Country Manager, Proofpoint
