Con la seconda fase di lockdown, seppure parziale, sono prepotentemente tornate le riunioni via video, con una frequenza aumentata del 23%. Gartner ha rilevato che la capacità di concentrazione, invece, è calata del 29%. Negli ultimi mesi il remote meeting è aumentato esponenzialmente e si stima che entro il 2024 le riunioni in presenza saranno solamente il 20% del totale, contro il 60% attuale.
Se da un lato permettono di continuare a lavorare anche a distanza, inevitabilmente però le video-riunioni portano con sé alcune sfide. Dal sovraccarico di riunioni all’assenza di un leader, Glickon, azienda italiana di people experience e analytics dedicate alle HR e al management, ha individuato 6 problemi che ogni organizzazione deve affrontare per evitare che i meeting da remoto diventino causa di stress e scarsa collaborazione e un ostacolo per la comunicazione e il decision-making.
- Sovraccarico di riunioni. Organizzare meeting da remoto è facile e veloce, si tende quindi ad abusarne, fondamentale però tenere a mente che solo un meeting necessario è un meeting efficace.
- Scarsa partecipazione. Le distrazioni, nel lavoro da remoto, si moltiplicano: dal campanello che suona alla chat che lampeggia sul desktop, è difficile mantenere la concentrazione a lungo. E’ importante quindi fissare dei momenti che siano esclusivamente dedicati alle riunioni, in gruppi piccoli così che i partecipanti siano parte attiva dell’incontro e non rischino di distrarsi.
- Assenza di un leader. La persona che ha convocato il meeting deve anche guidarlo: fare le presentazioni se necessario, concedere la parola, riportare tutti sull’ordine del giorno se la conversazione inizia a divagare.
- Mancanza di un metodo condiviso. E’ importante che ogni azienda fissi alcune regole condivise mirate a definire agenda, follow-up e next steps. In questo modo si eviteranno intoppi nelle riunioni.
- Strumenti tecnici inadeguati. Dal momento in cui ai dipendenti viene data la possibilità di lavorare da casa, ogni azienda dovrebbe accertarsi dispongano di software e hardware (cuffie, webcam) semplici e funzionali per le video riunioni.
- Scarsa chiarezza nell’esito. Uno dei problemi che rende inefficace una riunione, è la confusione che regna quando si conclude. Per assicurarsi che ognuno sappia cosa fare e per quando, potrebbe essere utile fare un breve recap prima di terminare l’incontro.
Per superare queste sfide, Glickon suggerisce a manager e responsabili delle risorse umane 3 step che possono aiutarli a migliorare non solo la produttività ma anche il benessere dei dipendenti.
Fondamentale è ascoltare le persone, utilizzando ad esempio strumenti come la People Analytics che combina la raccolta di dati attivi (brevi survey) e passivi (ricavati dagli strumenti di comunicazione e collaborazione) per capire quel è il sentiment interno all’organizzazione. Allo stesso tempo bisogna misurare l’efficacia dei meeting, il livello di stress, partecipazione, tempo speso, definendo un un metodo real-time per analizzare le metriche relative al lavoro da remoto. Dati alla mano, è necessario quindi costruire dei percorsi di formazione e informazione, a sostegno dell’adozione di comportamenti e competenze necessari a migliorare la produttività e il benessere nel lavoro da remoto.
