Essere i leader nel settore degli stiratoi e pellicole grazie all’innovazione e al digitale. E’ questo il mantra di Brückner Maschinenbau GmbH & Co. KG, azienda tedesca con 600 dipendenti attiva nella progettazione, costruzione e la messa in funzione di impianti di produzione e industriali chiavi in mano, e in innovazioni tecnico-meccaniche e di processo per la produzione di pellicole e i servizi correlati. Attualmente nel mondo ci sono circa 700 impianti Brückner in funzione il cui servizio di manutenzione è tra i compiti di Brückner Servtec, che conta circa 100 dipendenti.
Accedere a dati e documenti con un clic
Con l’introduzione del sistema per la gestione dei contenuti aziendali ELOprofessional nel 2003, Brückner ha enormemente semplificato il lavoro di gestione, archiviazione e ricerca dei documenti da parte dei collaboratori. “In passato, l’unico modo per reperire un’informazione su un vecchio ordine era quello di spulciare l’archivio, ora basta un clic“, ricorda Elfriede Oberhuber, responsabile dei progetti di Brückner. “Si è ridotto nettamente il nostro carico di lavoro, se consideriamo che gli impianti da noi prodotti durano fino a 30 anni e che quindi anche la relativa documentazione deve essere accessibile durante tale lasso di tempo”.
A metà del 2018 l’azienda è passata alla soluzione per le imprese ELOenterprise e, con essa, ha sostituito con Java il client Windows utilizzato fino ad allora. L’upgrade, compresa la fase di prova, ha richiesto meno di un mese e l’avvio produttivo si è svolto nel giro di un fine settimana. “Le prestazioni della versione per le imprese sono davvero notevoli, soprattutto grazie alla ripartizione dei servizi, come la ricerca a tutto testo su diversi server. I consulenti ELO coinvolti nel progetto ci hanno preparato un sistema di server perfetto, che oggi ci permette di beneficiare di una maggiore affidabilità e scalabilità, senza contare la maggiore semplicità di aggiornamento e la manutenzione priva di problemi“.
ELO Suite for SAP ArchiveLink per un’integrazione perfetta con SAP
Tuttavia, il principale criterio su cui si è basata la decisione originale è stato quello della perfetta integrazione con il sistema di gestione delle merci utilizzato in modo prevalente da Brückner, ossia SAP. All’epoca dell’introduzione del sistema ECM, Brückner lavorava ancora con SAP R/3, a cui affiancava l’interfaccia certificata ELO ArchiveLink. Oggi si avvale di SAP ECC e, dall’inizio del 2019, è passata a ELO Suite for SAP ArchiveLink®, una suite composta da Smart Link for SAP, Connectivity Pack for SAP ed ELO Toolbox for SAP.
L’interfaccia ELO Smart Link for SAP, certificata da SAP, permette di utilizzare la soluzione ECM Suite come repository di contenuto nel sistema SAP. In questo modo l’azienda può contare non solo su un potente backend di archiviazione per tutti i documenti SAP da archiviare, ma anche sulle funzioni dell’altro sistema. I documenti, quindi, sono accessibili sia dal sistema SAP, sia da quello ECM, e, in presenza di un’adeguata configurazione, anche dagli utenti non SAP. L’interfaccia assicura una stretta interazione tra i due sistemi.
Processi automatici per il download dell’indice e il trasferimento dei dati
ELO Connectivity Pack for SAP si compone sia del download dell’indice sia del trasferimento dei dati. Il download dell’indice permette di individuare e memorizzare i dati di indice dei documenti archiviati in ECM Suite e collegati a SAP sfruttando nuove maschere di indicizzazione e campi indice creati in ECM Suite in base ai nomi degli attributi SAP. Il trasferimento dei dati, invece, permette di inviare le informazioni archiviate nell’archivio ECM a moduli funzionali con tecnologia RFC o alle cosiddette BAPI (Business Application Programming Interfaces). La mappatura dei dati ha luogo direttamente in ECM Suite. Se gli utenti desiderano creare, per esempio, una fattura o una richiesta d’ordine preconfigurata in ECM Suite, grazie al trasferimento dei dati possono mappare i dati richiesti da SAP in ECM Suite, evitando di inserirli nuovamente. Inoltre, in questo modo si riducono i costi di programmazione.
Per il download dell’indice, attualmente Brückner si affida a uno sviluppo interno che è diventato lo standard malgrado l’enorme sforzo di sviluppo originale, ma sta valutando la possibilità di passare al Connectivity Pack. Se questo fosse stato disponibile già all’epoca dell’introduzione del sistema ECM, l’azienda avrebbe risparmiato un enorme lavoro di programmazione.
ELO Toolbox for SAP consente a Brückner di memorizzare file e documenti in ECM Suite in modo semplificato tramite SAP GUI da fonti di dati come Windows File Explorer o MS Outlook. Tali file e documenti vengono archiviati nel sistema ECM e collegati nell’oggetto SAP. Inoltre, Toolbox consente di passare da un documento archiviato in ECM Suite e collegato a SAP direttamente alla transazione SAP appropriata e di richiamare il documento.
Integrazione nella routine lavorativa quotidiana
I responsabili di Brückner attribuivano la massima importanza all’integrazione del sistema ECM nei processi quotidiani. Se in passato l’archiviazione di bolle di consegna e fatture avveniva all’interno di raccoglitori, oggi le informazioni sono disponibili in SAP. Vengono acquisite immediatamente nell’archivio ECM, compresa l’indicizzazione completa, così da risultare accessibili direttamente dal sistema ECM e da SAP sia ai dipendenti di Brückner Maschinenbau, sia a quelli di Brückner Servtec.
Per l’elaborazione delle fatture Brückner si avvale di un sistema di gestione specifico integrato in SAP. Le fatture non si trovano in una struttura a cartelle, ma in un archivio caotico. Per verificare le fatture il personale addetto all’elaborazione lavora nell’ambiente SAP con cui è già familiare, senza accorgersi che tutti i documenti vengono archiviati automaticamente in background nel sistema ECM.
Smistamento su base oraria nelle cartelle degli ordini
Nella gestione dei materiali, tutti i documenti relativi a ordini, richieste o fornitori vengono conservati nell’archivio ECM e successivamente smistati su base oraria nella struttura a cartelle corrispondente tramite il download dell’indice. I diversi reparti aziendali possono definire criteri di ricerca propri. Le cartelle degli ordini contengono tutti i processi relativi agli ordini.
Anche gli addetti alle esportazioni beneficiano dei processi digitali e con un semplice clic del mouse hanno accesso alle informazioni che cercano, come ad esempio un certificato di origine.
Conclusione: convincenti opzioni di ottimizzazione
Dopo l’upgrade, Brückner è ancora più soddisfatta del software ECM che, nel corso degli anni, è praticamente “cresciuto” insieme all’azienda dando prova di sé anche grazie alla semplicità d’uso e alle flessibili opzioni di ottimizzazione. Se, da una parte, il software si è dimostrato all’altezza delle aspettative concrete in termini di cartelle degli ordini, dall’altra consente di soddisfare, con comodi scripting, anche i desideri aggiuntivi, agevolando il lavoro quotidiano. Poiché tutti i server ELO funzionano in modo stabile e affidabile, gli interventi nell’azienda di produzione sono ridotti al minimo. “I nostri dipendenti lavorano spesso nei cantieri, all’estero. Oggi possono accedere all’archivio dai loro notebook, in qualsiasi momento, tramite un server applicativo Citrix”, spiega la responsabile dei progetti.
“Con la soluzione per le aziende è stato introdotto anche il Single Sign-on e gli utenti ne sono entusiasti. Anche le prestazioni della ricerca a tutto testo sono ottime. Per questo, affinché i dipendenti trovino tutti i documenti relativi alla consegna e alle esportazioni direttamente nell’archivio ECM, abbiamo intenzione di integrare ulteriori settori della gestione dei materiali” conclude Elfriede Oberhuber. Per l’archiviazione automatica delle e-mail basata su server Brückner si affida al sistema per la gestione delle e-mail ELOxc for Microsoft EWS e sta pianificando un collegamento al server SharePoint.
Per Informazioni
Vito Intini
Direttore Generale ELO Digital Office Italia
info@elo.com
