Il maggior esportatore di aceto balsamico di Modena IGP ha implementato, grazie a Centro Computer, una soluzione che consente ai dipendenti di comunicare velocemente con la video-conferenza, ottimizzando anche il valore dello stato di presenza. Registrato un notevole risparmio di tempo e denaro

Acetum, azienda leader nel settore della produzione di aceto balsamico di Modena IGP, si è affidata a Centro Computer per l’implementazione di una nuova soluzione di Unified Communication basata su Microsoft Skype for Business. In pochi mesi, la società che si avvaleva di un centralino tradizionale analogico, è riuscita a modernizzare il sistema di comunicazione con un notevole risparmio di tempo e denaro.

Acetum, è il maggior produttore di aceto balsamico di Modena IGP con volumi pari a circa il 25% della produzione globale. La società ha il proprio headquarter a Cavezzo (Modena) con altre quattro sedi in Italia e una negli Stati Uniti, ed esporta in oltre 60 mercati internazionali, realizzando un fatturato annuo di quasi cento milioni di euro. Acetum impiega 170 dipendenti, opera attraverso diversi stabilimenti, tutti altamente automatizzati e vende i propri prodotti principalmente alle catene della grande distribuzione come fornitore di marca privata.

Acetum è un’azienda in crescita che, come spesso accade, negli anni non è sempre riuscita ad allineare l’aggiornamento tecnologico all’incremento di fatturato e di dimensioni. Fino a un anno fa, le strutture interne non comunicavano tra loro e non disponevano di un sistema integrato per la gestione delle telefonate. “Tutto avveniva in modo tradizionale e obsoleto, – evidenzia Alessandro Ori, Direttore Sistemi Informativi di Acetum – si organizzavano riunioni mandando email con destinatari multipli, si lasciavano le comunicazioni con i classici post-it sulla scrivania e ci si trovava in modo diretto, con una notevole perdita di tempo.”

Per l’azienda era importante poter integrare i PC e i servizi evoluti con la video-conferenza e le APP in mobilità, per assicurare di estendere la piattaforma a qualunque nuovo stabilimento dovesse essere acquisito da Acetum in futuro, semplificando l’uso delle nuove tecnologie. Il passaggio dal telefono alla video-chiamata è stato graduale e, a partire dall’estate del 2015, Acetum ha iniziato ad avvalersi di Centro Computer che ha gestito ogni processo del progetto, dall’analisi di fattibilità, alla stesura delle varie fasi implementative, alla realizzazione dell’infrastruttura, fino alla formazione del personale IT. Il cambiamento è avvenuto con l’adozione di Microsoft Skype for Business per agevolare le comunicazioni tra i dipendenti, che ad oggi sono 100, e che usano agevolmente la nuova soluzione, mentre i restanti 70 sono addetti e operai negli stabilimenti, che hanno meno bisogno di utilizzare i nuovi strumenti di comunicazione.

L’obiettivo – sottolinea Ori – era quello di migliorare la qualità del tempo lavorativo e abbiamo voluto dare a tutti i nostri dipendenti la possibilità di usare la video-conferenza e non di assicurarla solo ai manager di primo livello. Inoltre, un altro obiettivo fondamentale era la riduzione dei costi delle trasferte, evitando che le persone perdessero ore di tempo per assistere ad una presentazione ad uso interno. Microsoft Skype for Business in molti casi infatti può essere utilizzato per organizzare riunioni da remoto, assicurando un’ottima User Experience, non facendo sentire alle persone in call la distanza fisica dei partecipanti”.

La nuova soluzione implementata ha previsto la sostituzione dei tradizionali centralini e della relativa linea telefonica analogica, mentre sono stati aggiunti Microsoft Skype for Business, la piattaforma che consente di collaborare con chiunque e su qualsiasi dispositivo, gli apparati Sonus SBC 1000 che potenziano il servizio Microsoft, le migliori cuffie per ufficio Jabra, i sistemi Polycom Real Presence Trio 8800, i telefoni IVR Audiocodes e quelli WiFi Spectralink.

“Abbiamo ritenuto importante lavorare sinergicamente per trovare una soluzione che fosse facilmente estendibile a tutta la rete dell’azienda – prosegue Ori – e che avvicinasse i dipendenti all’utilizzo della nuova tecnologia. Inizialmente, è stata riscontrata qualche  resistenza tra le persone che preferivano l’opzione di appoggiarsi alla vecchia cornetta pur facendo telefonate con Skype for Business, con il tempo però la maggior parte degli utenti si è abituata all’utilizzo della cuffia wireless collegata al PC. “

Grazie all’utilizzo del nuovo sistema di comunicazione le persone possono anche far capire ai colleghi quando sono disponibili per una telefonata, riducendo le chiamate a vuoto.

Volevamo che i dipendenti comprendessero il valore dello stato di presenza, ossia l’importanza di quell’icona verde, gialla o rossa che indica la disponibilità alla risposta – conclude Ori -. Ora, se qualcuno vuole collegarsi con me, può sapere in anticipo se posso rispondere o meno alla chiamata e  anch’io potrò associare lo stato di presenza rosso ad indicare quando non voglio essere disturbato”.

Il nuovo sistema di video-conferenza è stato implementato in tempi rapidissimi ed è attivo da Maggio 2016. Tra i progetti futuri, si prevedono di creare due punti di video-conferenza, uno a Cavezzo e uno negli Stati Uniti, due sale riunioni completamente attrezzate per la telepresenza, con macchine ad alta definizione di Polycom.