Scontrini e foglietti si accartocciano nelle tasche, alcuni vengono dimenticati al bar o al ristorante, altri gettati nella carta straccia senza troppo pensare; poi, però, arriva il momento decisivo nel quale l’amministrazione richiede i giustificativi di trasferta e da lì i noti problemi… Sembra che anche il Legislatore e l’Agenzia delle Entrate si siano accorti di quanto sia indispensabile attuare una radicale trasformazione in senso digitale nel settore, sia su ispirazione della nuova Agenda Digitale sia grazie all’utilizzo sempre più frequente in azienda e fra i lavoratori delle Smart Technologies. Prima della chiusura estiva, infatti, è stata emanata la risoluzione 96/E/2017 del 21 luglio, che stabilisce quanto segue: “un’impresa può gestire, in modo del tutto dematerializzato, le note spese dei dipendenti, trasformando i documenti analogici in documenti informatici al termine del processo di pagamento delle singole trasferte”.
L’Agenzia delle Entrate ha precisato che, ai fini della rilevanza fiscale del documento informatico, è necessario che il medesimo possegga le caratteristiche di immodificabilità, integrità e autenticità; nasce quindi la possibilità della piena sostituzione dei giustificativi di spesa cartacei con quelli digitali, pur ovviamente nei limiti e nel totale rispetto delle indicazioni del Legislatore.
La rivoluzione digitale per la nota spese
“Oggi sempre più aziende, sia di piccole sia di grandi dimensioni” – afferma Livio Pomi di EcosAgile – “possono cogliere una reale utilità negli strumenti digitali per la gestione delle spese quotidiane del personale e possono semplificarne l’onere di controllo e di registrazione manuale nei loro sistemi aziendali.” In quest’ottica, nell’era digitale, si fa largo l’innovativa App mobile eExpense, che permette di eliminare in un solo click tutti i giustificativi cartacei.
eExpense di EcosAgile è conforme a tutte le disposizioni legislative per la conservazione sostitutiva ed è l’unica App di questa tipologia in grado di verificare in automatico se la qualità del giustificativo sia adeguata o meno per la sua conservazione sostitutiva.
La novità, consiste nel fatto che il giustificativo di spesa cartaceo sarà sostituito da una semplice fotografia scattata con il proprio smartphone, e qualora la qualità non sia adeguata, per esempio per foto sfocate o tagliate o anche prive di alcuni degli elementi necessari, l’App se ne accorge – grazie a specifici algoritmi di cui è dotata – e chiede al dipendente di ripetere la foto. Il risultato è una reale, immediata e sensibile riduzione del costo di gestione di tutto il processo delle spese aziendali. Un’App unica, una innovazione utile, realizzata interamente in Italia, che promette di cambiare radicalmente il modo in cui molti di noi oggi gestiscono viaggi e giustificativi spese. L’adozione di questa App è facile e veloce, è rivoluzionaria per le aziende e per i dipendenti. In pochi secondi tutto rimane digitalizzato, uniformato, a portata di touch e ben archiviato in un unico posto.
Registrazione note spese. Come funziona online?
La procedura per la dematerializzazione dei giustificativi di spesa è semplice e immediata, non richiede particolari competenze o infrastrutture. Sono sufficienti pochi passaggi per creare, registrare e archiviare le proprie note spese in sicurezza, grazie al monitoraggio costante dello stato approvativo.
- Formazione del giustificativo informatico mediante una foto scattata con il proprio smartphone tramite l’App eExpense di EcosAgile.
- Controllo e rispetto delle policy aziendali.
- Trasmissione del giustificativo appena è disponibile un segnale adeguato con controllo dell’integrità della trasmissione.
- Verifica automatica da parte dell’App della qualità della foto e della sua conformità ai fini della conservazione sostitutiva.
- Gestione automatica dei tassi di cambio per le spese in valuta estera.
- Notifiche automatiche e approvazione della nota spese da parte dei Manager o della funzione aziendale preposta.
- Archiviazione ottica della nota spese sul gestionale EcosAgile e invio alla conservazione sostitutiva.
- Conferma del buon esito del processo di conservazione sostitutiva con possibilità di eliminazione dei giustificativi cartacei.
- Flusso per sistema amministrativo: con valuta originaria e importo convertito in euro, conto contabile, centro di costo ed estrazione automatica con OCR delle informazioni dello scontrino (partita iva, esercizio, località ecc.).
