In questo periodo si parla molto della direttiva europea relativa alla protezione e circolazione dei dati personali delle persone fisiche, definita GDPR (General Data Protection Regulation – Regolamento UE 2016/679).
Tale direttiva coinvolge tutte le aziende che trattano dati personali e, pur essendo in realtà già operativa dal 27 Aprile 2016, dà tempo fino al 25 Maggio 2018 per recepirla e adeguarsi, in modo che vengano adottate tutte le necessarie misure per minimizzare i rischi di violazione, perdita o distruzione dei dati personali che il GDPR si prefigge di tutelare.
La direttiva non dice che mezzi utilizzare, ma dà la libertà al titolare del trattamento di scegliere gli strumenti più consoni per ottemperare a quanto richiesto, come indicato nell’articolo 23 della direttiva.
Considerando quanto richiesto dal decreto, l’aspetto informatico della conservazione dei dati ricopre un ruolo di strategica rilevanza e bisogna essere preparati nell’implementazione e nell’impiego delle soluzioni tecniche più adeguate.
Come possiamo quindi cautelarci per adempiere al GDPR?
Anche se ogni caso andrebbe analizzato singolarmente per comprendere a livello pratico come mettere in atto una strategia conforme, possiamo affermare in tutta certezza che, al giorno d’oggi, gran parte delle comunicazioni tra aziende e clienti, collaboratori o fornitori avviene via email: ciò significa che la posta elettronica ricopre un ruolo fondamentale nel nostro lavoro e, di conseguenza, la sua gestione a lungo termine diventa di estrema importanza.
In questo articolo, vi proponiamo una soluzione per la protezione delle email che vi consente di ottemperare a quanto richiesto dal GDPR in termini di controllo, crittografia e conservazione sicura dei dati.
Archiviare email in sicurezza
MailArchive è il servizio fornito da CoreTech per l’archiviazione sicura delle email in cloud.
L’applicazione alla base di questo servizio è MailStore SPE (Service Provider Edition) – un software che permette di archiviare le email presenti sui server e sui profili client degli utenti, trasferendo i dati in un ambiente cloud. MailStore è un prodotto leader nell’archiviazione della posta elettronica ed è ormai famoso tra gli amministratori di rete che usano Microsoft Exchange o altri server di posta quali Kerio Connect, SmarterMail, MDaemon o IceWarp.
Il servizio garantisce la conservazione, la cifratura e il controllo del dato secondo molti parametri. Vediamo di seguito i principali.
Conservazione del dato su un ambiente esterno all’azienda del cliente: con l’archiviazione in cloud, quindi in una sede diversa da quella dei propri server, in caso di distruzione e perdita del dato da parte dell’azienda è possibile attivare una procedura di Disaster Recovery per il ripristino, come definito dall’art. 32 comma 1b e 1.
Cifratura del dato: i database di conservazione della posta sono crittografati a 256 bit con algoritmo AES (Art. 32).
Con la cifratura possiamo proteggerci da eventuali violazioni e, in questo modo, l’accesso ai file non comporta più un rischio per le informazioni in esso contenute.
In MailArchive, il dato è conservato in un formato che lo rende illeggibile in caso di furto, come richiesto dalla direttiva dagli art. 24 e 25
Il controllo delle informazioni è essenziale e MailArchive dispone di molte interessanti funzionalità per effettuarlo:
- Funzione di esportazione dei dati per il trasferimento degli stessi alla persona soggetto del trattamento dei dati (Art 20).
- Protezione relativa alla cancellazione e manipolazione delle email, con l’impostazione di conservazione delle informazioni (Art 32)
- Cancellazione del dato da parte di account autorizzati, cosa che garantisce il diritto alla cancellazione definito dall’Art 17.
Grazie a MailArchive e ai log di controllo che identificano in modo dettagliato chi ha eseguito operazioni di accesso, modifica o cancellazione delle email archiviate, è possibile attivare agevolmente una procedura di Data Breach Notification, ovvero l’esecuzione di una notifica al Garante della Privacy entro le 24 alle 72 ore dal rilevamento di un incidente a danno dei dati “personali” conservati, come violazioni, distruzioni o diffusioni indebite (ad esempio a seguito di un attacco informatico, accessi abusivi, incidenti o altre calamità).
Semplicità d’implementazione e di gestione
MailArchive sfrutta un’architettura di server cloud in cluster con storage replicati ed è gestibile interamente via web, grazie ad una console di amministrazione al pari di quella disponibile su Mailstore Server.
MailArchive è semplice e intuitivo da usare: CoreTech mette a disposizione una console web da cui poter gestire le caselle di archiviazione e il relativo spazio acquistato. Mailbox e storage possono essere incrementate in qualsiasi momento.
Il servizio offre un’integrazione nativa con i più importanti sistemi email On Premises e Cloud, per citarne alcuni: Microsoft Exchange, Office 365, Google GMail, Kerio Connect, Alt-N MDaemon e IceWarp; inoltre, grazie alla connettività tramite IMAP/POP3, è possibile utilizzare qualsiasi sistema email basato su questi due protocolli, garantendo una compatibilità totale. Con MailArchive possono essere archiviate anche le caselle postali PEC.
L’accesso avviene tramite browser o Microsoft Outlook e, data la sempre più crescente esigenza di avere tutto disponibile anche in mobilità, sono supportati anche i device mobile come smartphone e tablet.
Una volta sottoscritto il servizio, è necessaria una configurazione iniziale che prevede la creazione degli utenti e l’aggiunta delle caselle di posta da archiviare. I pratici ed intuitivi wizard accompagnano comunque anche l’utente meno esperto nel procedimento.
L’amministratore di sistema potrà poi impostare dei permessi per gli utenti, ad esempio consentendo un accesso completo al proprio archivio o con i soli permessi di lettura, aggiungere nuove caselle email e impostare configurazioni per il funzionamento.
A tutti gli utilizzatori di MailArchive viene data la possibilità di recuperare una copia delle email direttamente dall’archivio con una procedura immediata, basata su un semplice clic del mouse. In questo modo, l’amministratore non sarà obbligato a eseguire complicate operazioni per ripristinare i messaggi dato che ogni utente ha a disposizione tutti gli strumenti e la facilità per farlo in autonomia.
CoreTech offre un utile configuratore che permette di personalizzare il servizio secondo le proprie esigenze. Il wizard permette di calcolare il prezzo dell’offerta desiderata e, a partire da 1 casella e 5 GB di storage, è possibile selezionare il numero di account di archiviazione e il relativo spazio disco.
Una casella di archiviazione con 5 GB di spazio costa solo 2,63 € al mese ma sono previste vantaggiose fasce di prezzo in funzione del numero di caselle sottoscritte.
È possibile provare gratuitamente MailArchive per accertarsi che il servizio risponda alle proprie esigenze.
