L’organizzazione mondiale dei Giochi Olimpici Speciali sceglie DocuSign e ottiene un risparmio economico pari a 1,1 milioni di dollari in 3 anni.

Special Olympics è un programma internazionale di allenamento sportivo e competizioni atletiche per ragazzi e adulti con disabilità intellettiva, che oggi conta oltre 170 Paesi aderenti, 4.427.447 atleti e 1.364.144 volontari che ogni anno collaborano alla riuscita di 81.129 grandi eventi nel mondo.

La crescita esponenziale che l’organizzazione ha avuto negli ultimi anni l’ha posta dinnanzi a nuove sfide, specialmente rispetto alla dimensione globale della struttura e alla necessità di essere efficienti. In particolare, l’organizzazione ha dovuto affrontare il peso del traffico cartaceo dei processi: dai fondamentali moduli di autorizzazione degli atleti a usuali documenti come lettere e contratti di offerta, e ancora documenti finanziari come richieste di approvvigionamento e di controllo; processi che richiedono quasi 800.000 fogli di carta ogni anno. A questo volume, si aggiungono innumerevoli ore di lavorazione dei documenti stessi, dedicate alla creazione, la stampa, la distribuzione, il monitoraggio e l’archiviazione della carta. Tutte attività che contribuiscono a una spesa annua significativa.

Tra i documenti più importanti degli Special Olympics, ci sono i moduli di autorizzazione degli atleti. Si tratta di documenti che devono essere aggiornati ogni tre anni, e che richiedono le firme degli atleti o dei loro tutori e dei medici, al fine di garantire che gli atleti siano in condizioni fisiche adeguate per competere. Affinché gli atleti possano partecipare alle gare, è necessario presentare questi documenti per ogni pratica e per ogni competizione e, poiché il numero di atleti che competono alle gare degli Special Olympics è aumentato esponenzialmente negli anni, la maggiore sfida dell’organizzazione consiste nel mantenere un efficiente sistema di gestione dei form.

Spiega Dave Lenox, Presidente e CEO delle Special Olympics di Washington: “Se si considera che abbiamo 4,5 milioni di atleti in tutto il mondo e che per ognuno di essi abbiamo bisogno del modulo di autorizzazione sia di un genitore o di un tutore, sia di un modulo rilasciato dal medico, che entrambi i moduli devono contenere le firme da aggiornare ogni 3 anni e che ogni form richiede almeno tre, e talvolta quattro o cinque firme, è facile immaginare quali siano le problematiche che possono sorgere. Inoltre, in media, il tempo di rotazione per un singolo modulo di autorizzazione è di 22 giorni e il processo prevede che i documenti abbiamo almeno 3 differenti passaggi tra differenti referenti. Non solo ogni pratica quindi richiede moltissimo tempo, energia e denaro, ma ogni volta che il modulo cambia di mano, si corre il rischio di perdere dei fogli e di dover avviare il processo dalla inizio”.

Conclude Lenox: “Ma il costo più elevato avviene quando allenatori, volontari o personale perdono o dimenticano di portare con sé i documenti necessari per partecipare a gare e concorsi. In questo caso, infatti, l’atleta non può partecipare. È stato necessario, dunque, trovare una soluzione che consentisse di firmare e conservare i documenti in maniera semplice e sicura”.

DOCUSIGN: LA SOLUZIONE

L’organizzazione ha così deciso di dotarsi di una struttura digitale in cloud per archiviare e trattare i documenti digitalmente, al fine di avere sempre accesso ai propri file indipendentemente dal posto in cui ci si trova. Il triplice obiettivo era quello di accelerare i processi, mantenere la sicurezza e la protezione dei dati degli atleti e archiviarli correttamente.

La soluzione alle sfide di Special Olympics si chiama DTM (Digital Transaction Management) di DocuSign, una piattaforma dotata di supporto linguistico, con funzionalità di firma elettronica e digitale, protezione mobile e integrazione con Office 365. Essere digitali ha permesso a Special Olympics di eliminare i costi dei processi basati su carta, consentendo di risparmiare più di $ 35 per documento, soldi che ora sono tornati a finanziare la missione dell’organizzazione.

Tra i benefici raggiunti grazie all’introduzione di DocuSign all’interno dell’organizzazione, si conta una maggior produttività dovuta all’automatizzazione dei processi, con un risparmio economico quantificato pari a 1,1 milioni di dollari in 3 anni. Ciò che si guadagna, inoltre, è il tempo prezioso, che ora lo staff può spendere per interfacciarsi con gli atleti, pianificare eventi e lavorare per la missione dell’organizzazione. Spiega Gianni Sandrucci, CEO di Itagile, distributore della soluzione DocuSign in Italia: “Ogni modulo di autorizzazione dell’atleta richiedeva circa 15 minuti per l’immissione dei dati, adesso viene compilato in un minuto: si tratta di un risparmio di tempo pari al 94%. Anche il processo di workflow ha beneficiato di una rilevante riduzione dei tempi: se prima il processo si completava in circa 22 giorni, oggi i moduli sono redatti, firmati e archiviati in appena tre giorni, pari a un miglioramento dell’84%, rispetto al vecchio processo cartaceo”.

Un ulteriore aspetto che ha avuto un forte impatto sull’organizzazione, inoltre, è stato quelli di ridurre al minimo la propria dipendenza dalla carta. Gli atleti non rischiano più di non poter partecipare alle competizioni, a causa della mancanza di scartoffie.