Essere efficienti, aumentare la produttività e incrementare la flessibilità. Questi sono gli obiettivi che le aziende e i professionisti di oggi si prefiggono. Traguardi purtroppo non sempre raggiunti soprattutto per quanto riguarda il processo di gestione documentale e l’autenticazione degli stessi. Se l’introduzione della firma elettronica sembrava stimolare la maggior digitalizzazione dei processi, nel concreto i risultati non sono stati quelli sperati: solo il 20% dei documenti è attualmente in formato digitale. Questo a causa di sistemi poco user friendly e alla difficile compatibilità tra le soluzioni utilizzate dalle diverse organizzazioni. L’introduzione di nuove tecnologie e del regolamento eIDAS sembra però aver invertito il trend tanto che si prevede una crescita del 35% anno su anno fino al 2020 del mercato della firma elettronica.
Tra le nuove soluzioni si distingue GoSign di Infocert che secondo l’amministratore delegato della società Danilo Cattaneo “rivoluzionerà profondamente il mondo dell’autenticazione documentale”. GoSign rappresenta infatti una piattaforma di ultima generazione che consente di firmare e richiedere la firma digitale di contratti e documenti direttamente online. La soluzione, rivolta a professionisti, piccole e medie imprese e grandi organizzazioni nasce con l’intento di semplificare al massimo la sottoscrizione di un documento con la firma digitale, tanto da poter essere utilizzata da chiunque in modo intuitivo e senza una particolare formazione.
“Grazie a GoSign si riducono drasticamente i tempi richiesti per il completamento dei processi di firma cartacei con benefici economici e di produttività: quello che prima richiedeva diversi giorni, ora invece necessita poche ore o addirittura minuti – ha sottolineato Danilo Cattaneo che evidenza anche l’elevata duttilità della soluzione. La piattaforma è infatti pensata per ottimizzare sia le procedure di approvazione interne nelle aziende che per formalizzare rapporti con controparti esterne. Inoltre grazie all’introduzione del regolamento eIDAS la firma elettronica effettuata mediante GoSign ha valore in tutti i Paesi Europei e la piattaforma permette di utilizzare qualunque firma digitale InfoCert su dispositivo o remota e anche altri dispositivi di firma non InfoCert. Il tutto secondo gli standard di sicurezza garantiti da Infocert e ai diversi sistemi di autenticazione che variano a seconda che si tratti di firma elettronica, firma digitale pdf o firma digitale p7m.
Un altro vantaggio di GoSign è quello di tracciare in tempo reale ogni fase del processo di forma permettendo ad esempio di verificare chi ha firmato, chi è in ritardo o se qualcun ha richiesto modifiche al documento ricevuto. Al fine di rendere il processo di firma ancora più rapido e ovunque ci si trovi in un determinato momento, GoSign è accessibile, oltre che tramite web, attraverso App Android e iOS per smartphone e tablet.
Sono diverse le aziende di ogni dimensione che hanno già adottato la piattaforma. Tra queste vi è Barilla: “Nel nostro processo di digitalizzazione, abbiamo deciso di snellire il sistema di firma dei documenti dei nostri 200 procuratori che operano in 6 diverse nazioni e che ogni anno devono sottoscrivere oltre 10 mila documenti. L’iniziativa è stata poi estesa internamente che esternamente con tutti i fornitori. I benefici sono stati molto interessanti: tempistiche di firma ridotte, incremento della compliance, unificazione delle policy di firma tra le diverse company, centralizzazione dell’unità di controllo della gestione dei documenti che può operare in tempo reale e armonizzazione tra i diversi Paesi” ha spiegato Alberto Maldino, regional Italy business partner di Barilla.
