La scelta di dematerializzazione processi e documenti aumenta l’efficienza e riduce i costi. ACI, BMW Bank e SEA raccontano la loro esperienza

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Uno degli ostacoli maggiormente significativi nel processo di digitalizzazione è la carta. Si tratta, per non usare un eufemismo, di innumerevoli “montagne di carta” che rallentano il business aziendale, con elevati costi e contrari ai principi di sostenibilità ambientale.

Per questo sono sempre più le imprese e le pubbliche amministrazioni che decidono di avviare il processo di dematerializzazione, con un progressivo incremento della gestione documentale informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico. Basti pensare all’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della PA avvenuto nel 2015 che ha sin da subito portato a numerosi benefici.

Un ottimo esempio questo, che però dovrebbe essere esteso ad ogni settore e azienda così da garantire un maggior efficientamento a livello Paese. In questa direzione esistono alcune realtà che hanno avviato con successo il processo di dematerializzazione. Tre di queste hanno partecipato a Key4Paperless, evento tenutosi ieri a Milano con l’obiettivo di sensibilizzare il settore pubblico e privato sulla tematica.

Una di queste realtà è l’Automobile Club d’Italia (ACI) che ha reso digitale a partire dal 5 ottobre del 2016 il certificato di proprietà delle autovetture. Questo perché il Pubblico Registro Automobilistico (PRA), che contiene informazioni di oltre 110 milioni di autoveicoli,  fornisce 7 milioni di visure ed evade 12 milioni di pratiche l’anno, era arrivato ad un punto di collasso: costi troppo elevati e bassa efficienza.

Una scelta azzeccata, quella di digitalizzare il certificato di proprietà, secondo Giorgio Brandi, Direttore ACI Servizio Gestione PRA: “Grazie ad un’infrastruttura operativa costituita da una sala dedicata alla Control Room e 4 sale CED, per oltre 1600 mq, e all’introduzione della firma da remoto, in soli 6 mesi sono stati dematerializzati oltre 6 milioni 6 mila certificati e il loro numero cresce giorno per giorno”.

 

Il certificato di proprietà digitale rappresenta l’asse portante intorno al quale ACI ha sviluppato un Progetto di digitalizzazione dei processi di gestione dei documenti chiamato Semplific@uto e che porterà vantaggi immediati e sostanziali per l’intero ecosistema dell’auto, dagli operatori professionali, agli uffici territoriali de PRA, ma anche per l’Agenzia delle Entrate e per gli utenti.

Un altro caso interessante è quello di BMW Bank, la società finanziaria del Gruppo BMW nata per erogare servizi di leasing e finanziamenti per coloro che decidono di acquistare le autovetture del noto marchio tedesco usufruendo dei servizi di credito. Dopo aver potenziato il portale web (che permette ai clienti di visualizzare online tutte la loro documentazione) è stata introdotta la firma elettronica avanzata per la siglatura dei contratti di leasing e finanziamento. Basti pensare che per ogni cliente era necessaria la visione di 60 fogli e la firma di circa 20 di essi. Il processo richiedeva pertanto un elevato spreco si tempo e di carta, oltre che i costi di spedizione tra i vari attori in gioco, ma anche possibili ritardi nell’attivazione del contratto in caso di documentazione non conforme alle richieste.

Grazie invece al processo agdi digitalizzazione BMW Bank ha registrato una riduzione dell’utilizzo di carta, una mgiore user experience, processi più veloci (20 minuti di tempo risparmiati pe rogni contratto), maggior efficienza (attivazioni e pagamenti più velociti) e un significativo risparmio dei costi.

A portare la propria esperienza sul palco di Key4Paperless è stato anche il Sistema Aereoportuale Milanese (SEA), azienda che si occupa della pianificazione e progettazione preliminare di opere civili, strutturali ed affini presso gli scali di Malpensa e Linate. 

La gestione dei documenti di progettazione aveva assunto una complessità molto rilevante sia per l’elevata numerosità e gestione, ma anche per la sicurezza e conservazione, così come per gli elevati tempi tra l’autorizzazione e la firma dei progetti. A tutto ciò si dovevano sommare elevati costi: 150 mila euro annui solo per la copisteria che doveva stampare 1 milione e seicento mila fogli A4, pari ad una riga continua di 485km.

Per tali ragioni è stato implementato un Sistema di Gestione Documentale Progetti che sfruttando la firma elettronica in combinazione con le tecniche di crittazione ha permesso di preservare il patrimonio documentale, eliminano qualsiasi incertezza sulla paternità delle informazioni. Non sono mancati benefici in termini di efficienza grazie ad una più rapida consultazione dei documenti, riduzione dei tempi di timbratura, ed economici. In 3 anni e mezzo, da quando il sistema è stato implementato, la spesa per i servizi di copisteria si è ridotta del 93%.