Smart-working: il decalogo per sfruttarne al pieno le potenzialità

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Le regole indispensabili per aziende e dipendenti per adattarsi facilmente al cambiamento cogliendone tutti i benefici

Il disegno di legge, approvato dal Governo lo scorso 28 gennaio, sullo “Smart Working” è composto da nove articoli, che sembrano ridefinire la visione del rapporto azienda-dipendente e riorienterà il classico modello lavorativo verso una tipologia più flessibile, che rimarrà sempre proiettata verso la produttività tenendo conto della conciliazione tra momenti di vita e tempo di lavoro.

La concezione di “lavoro agile” entra in scena con l’intento di promuovere l’evoluzione del tradizionale approccio lavorativo a cui ognuno di noi sembrava essersi rassegnato: armonia tra scopi aziendali e autonomia del lavoratore, è questo l’obiettivo principale che il provvedimento legislativo si propone di raggiungere.

A tal proposito Unify, azienda nel settore delle comunicazioni e nelle soluzioni di collaborazione, perfettamente allineata con i principi del lavoro agile, ha redatto una lista con alcune regole d’oro che dipendenti ed organizzazioni faranno bene a seguire affinché lo Smart Working possa affermarsi facilmente, mostrando quanto possa essere proficuo. Senza dimenticare che se i vantaggi possono essere molto concreti anche rischi, inefficienze e vincoli possono avere un peso rilevante.

Tra i fattori abilitanti di questa rivoluzione dobbiamo poi considerare le Smart Technologies, strumenti ICT capaci di supportare in modo efficiente l’organizzazione e le attività “da remoto”.

IL DECALOGO

·         Le tre B regnano sovrane. Breaks, bits, behaviours: ecco le tre variabili fondamentali dell’innovativo metodo di lavoro. Riorganizzare gli spazi fisici, gestire spazi di collaborazione virtuali e adeguare i comportamenti, partendo proprio dai vertici del management, è il passo propedeutico che ogni organizzazione orientata in tal senso deve compiere.

·         Cominciare e terminare la giornata con un rituale. Lavorare da casa non vuol dire passare in modo meccanico dal letto alla scrivania, e viceversa alla sera. È importante riservarsi dei rituali quotidiani: cominciare la giornata con una corsetta al parco, con un caffè al bar sotto casa, e terminarla con una telefonata piacevole, piuttosto che un aperitivo con amici, renderà il resto della giornata più produttivo e motivato.

·         Ritagliarsi uno spazio. Lavorare da remoto può presentare innumerevoli vantaggi, ma anche altrettante difficoltà. Scegliere uno spazio fisso in casa dove lavorare in tranquillità è il primo step da compiere.

·         Non cedere alle distrazioni. Comportarsi esattamente come se si stesse lavorando in ufficio, evitare troppe pause, focalizzandosi sul portare a termine il lavoro e rispettare le consegne.

·         Mettere ordine intorno a sé. L’ordine dell’ambiente fisico in cui ci troviamo a lavorare può avere ripercussioni positive sul nostro essere profittevoli. Imporsi di non essere sommersi da cartacce e cose inutili accantonate.

·         Ottimizzare la comunicazione. È bene che ogni dipendente ricordi di dover dare un riscontro sul lavoro svolto. Comunicare i propri intenti ai colleghi non diventa un’azione secondaria, bensì acquisisce ancora più importanza, considerata la distanza fisica. L’incomprensione è sempre dietro l’angolo.

·         H24? No grazie! Lavorare da remoto non significa “continuare a lavorare”. Terminati i compiti prestabiliti si chiude l’ufficio e si rimandano al mattino dopo altre attività non urgenti.

·         Monitorare salute e benessere dei lavoratori

Tra i trend tecnologici identificati da Unify per il 2016 emerge anche il monitoraggio automatizzato della salute e del benessere dei lavoratori fuori sede, driver fondamentale per stimolare coinvolgimento e produttività. La supervisione delle variabili riferite allo stato psico-fisico dei dipendenti, svolto grazie a dispositivi wearable, ha lo scopo di gestire e mantenere un buon equilibrio tra lavoro e tempo libero. In tal senso, i software potranno comunicare ciò di cui ogni singolo ha bisogno: di muoversi e sgranchirsi, di fare una pausa, di allentare la tensione e tenere basso il livello di stress.

·         Dotarsi di tecnologie efficienti. Secondo l’Osservatorio del Politecnico di Milano, nel 2015 il 17% delle grandi imprese italiane ha già avviato progetti di Smart Working. Per attuare in modo ottimale questo meccanismo ogni azienda dovrà fornirsi di tecnologie che supportino comunicazione e collaborazione fra i dipendenti cercando di evitare il più possibile gap informativi e disagi nelle interazioni. Le imprese dovranno inoltre considerare prioritario il trend della connessione mobile, adattando i contenuti ai diversi dispositivi e assicurando continuità e funzionalità dei servizi.