Il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014 ha fortemente semplificato le norme di riferimento dell’Archiviazione Sostitutiva; l’introduzione della Fatturazione Elettronica alla PA obbliga inoltre alla Conservazione Digitale delle fatture emesse.
SACMI, gruppo internazionale leader mondiale nei settori delle macchine per Ceramics, Packaging, Food e Automation, presente in 28 Paesi con oltre 80 società che fanno capo alla sede di Imola e con un fatturato di 1.300 mil. €., ha affrontato la sfida della digitalizzazione con Siav, prima azienda italiana nel settore dello sviluppo software e dei servizi informatici per la gestione elettronica dei documenti e dei processi documentali.
La best practice, presentata da SACMI al Convegno dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano, dimostra come le nuove norme siano un’opportunità di innovazione e risparmio, e non solo un obbligo aggiuntivo imposto per legge.
Già dal 2005 SACMI, nell’ambito di un processo di riorganizzazione amministrativa, ha costituito un proprio Shared Services Center, dove sono state concentrate le attività amministrative delle 11 società italiane del Gruppo, con l’adozione di una soluzione IT di Document Management.
Quando è sorto l’obbligo della fatturazione elettronica alla PA con la necessità contestuale della conservazione digitale, l’azienda ha valutato l’opportunità di estendere la conservazione a tutti i propri documenti contabili, circa 400mila (fattura PA, ciclo attivo, passivo e libro giornale).
Le normative che hanno agevolato la conservazione sostitutiva hanno spinto SACMI ad affidare in outsourcing il servizio di archiviazione digitale, con una soluzione che consentisse però in ogni momento il passaggio ad un sistema in house.
E’ stato deciso di affidare il servizio ad un Conservatore Certificato (Circ. Pres. Cons. Ministri N. 65 del 10/04/2014) e la scelta è caduta su Siav.
La gestione in Outsourcing della Conservazione Digitale, con l’affidamento di tutti gli adempimenti ad una terza parte, comporta che questa si assuma i rischi connessi e Siav si è dimostrata un partner affidabile.
L’operazione ha evidenziato per SACMI una serie di vantaggi diretti e un cost saving importante. I vantaggi principali sono stati:
- Completa dematerializzazione del ciclo documentale, evitando di stampare i documenti già ricevuti digitalmente, comprese le fatture passive che arrivano per il 70% via email
- Eliminazione di costi e spazi di archiviazione del cartaceo
- Notevole risparmio su bollo per quanto riguarda i Libri Giornale.
- Semplificazione e maggiore efficienza nella ricerca dei documenti
- Miglioramento della sicurezza dei dati aziendali attraverso le procedure digitali
